Pues lo primero que
debes conocer son los requerimientos (necesidades) de tu almacén. ¿Y cuáles son
esos? Pues esto de “tus necesidades” es algo muy variable pero se asemeja mucho
a lo que serían “tus problemas” cotidianos en el almacén. Recuerda que la
misión fundamental de una IMPLANTACIÓN como la de un SGA es ayudarte a resolver problemas,
tanto los del almacén como muchos otros que sufres y sufren (no precisamente en silencio) otros
departamentos, por ejemplo el Departamento comercial o el de compras.
Te pongo unos
ejemplos:
- No consigo mantener el orden en mi almacén.
- Nunca encuentro casi nada a la primera
- Me paso horas buscando cada artículo que no sea de los habituales.
- Estoy harto/a de las quejas del departamento comercial. Me culpan de la mala racha de ventas.
- Carezco de información sobre el almacén excepto la que me da mi propia memoria y experiencia.
- Las entradas son un caos.
- No consigo tener homogeneidad en la jornada laboral, o estamos parados, o tan saturados de pedidos que no damos abasto.
- Hago más horas que un reloj y no consigo ordenar el almacén.
- Si coloco un producto problemático bien a la vista para localizarlo con rapidez, nadie lo pide hasta que decido cambiarlo de sitio, precisamente porque nadie lo pedía.
A la hora de
ponerte a elegir cuál será el mejor software para la gestión de tu almacén, es
fundamental que entiendas, que el software NO ES UN MILAGRO, es una ayuda más y
que por supuesto sólo podrá ayudarte si tienes muy claro de antemano en qué procesos
o puntos concretos necesitas esa ayuda.
Por ejemplo, ¿en
qué problemas concretos nunca va ayudarte un SGA?
- No tengo el organigrama del almacén bien definido, de hecho ni lo tengo definido.
- ¿Procedimientos de almacén, instrucciones de trabajo? ¿Eso qué es?
- La verdad es que no tengo muy claro con qué referencias sigo el FIFO y con cuáles no.
- No sé cuándo clasificar una o varias referencias como obsoletas. Ni siquiera sé qué hacer con los obsoletos, caso de que los haya.
- ¿Clasificación ABC, nivel de servicio? No…, bueno me suena pero no mucho.
Ciertas necesidades
organizativas, operativas o de falta de conocimientos, no van a ser resueltas
por un SGA. Es más, mi consejo es que las resuelvas ANTES de meterte en un SGA
porque si no puede darse el caso de que la entrada de un SGA, las empeore.
En una ocasión,
hace ya algunos años, me llamaron para tratar de arrojar algo de luz sobre un
almacén que pese a tener un SGA implantado y en funcionamiento, en palabras del
Director de producción “fallaba más que
una escopeta de feria. Es una verdadera m…”. Por experiencia os digo que
los SGA en general NO suelen fallar nunca, los que SÍ suelen fallar son los
usuarios al manejarlo. Os cuento:
En esta empresa, la
materia prima desde que entraba hasta que se ubicaba en las estanterías, para
su posterior uso, normalmente estaba perfectamente controlada (ej.: bola
metálica; tornillos). La trazabilidad era completa y perfecta. PERO, en el
momento cualquiera de estas referencias
de materia prima se extraía de las estanterías para llevarlas a la cadena de
producción (o al departamento de calidad), misteriosamente desaparecía del
sistema. Y lo mejor (mejor dicho lo peor) era que el producto acabado (bola +
tornillo = pomo) en el caso de
producción (en el que intervenía dicha referencia) o el producto revisado (la
bola por ejemplo) en el caso de calidad, a veces reaparecía, a veces no. Y
encima en el sistema había en muchísimas ocasiones sobre stock de bolas y
tornillos que en realidad, cuando el operario iba a por ellos, no estaban. Por
tanto, producción se paraba (y enfurecía), compras corría (y se enfurecía) y el
malestar con sus consiguientes consecuencias, campaban a sus anchas días sí,
día también, ya que esto ocurría con
multitud de referencias.
Solución: ¿Por qué
ocurría esto? ¿Por qué? Quizá la mejor pregunta que ha podido nunca formularse el
hombre. Para no extenderme voy a centrarme en lo que ocurría en el caso de la
referencia que se perdía (o no) en la cadena de producción. Producción, realmente hacía muy bien su
trabajo, juntaba una bola y un tornillo y producía un pomo. ¿Entonces? Pues bastó con ir al
final de la cadena, donde se empaquetaban en cajas de 20 unidades los pomos y
se agrupaban en los palés que luego se reubicarían en el almacén, y preguntar
al operario que se llevaba dichos palés a ubicar con su carretilla: ¿por qué
desaparecen los pomos cuando llegan aquí?
Muy sencillo – me
dijo – porque el software no puede transformar un tornillo más una bola en un
pomo, por lo tanto lo que hacemos es dar de baja tantos tornillos y bolas, como
pomos se han fabricado y después damos de alta esos pomos. Luego los ubicamos.
Lo que pasa es que a veces, con las prisas, damos de alta los pomos sin haber
eliminado los tornillos y las bolas y cuando eso ocurre muchas veces empieza a
descuadrarse el almacén. Otras veces solo damos de alta los pomos que ya están
en los pedidos del día (para que salgan en el mismo día) y se nos olvida dar de
alta el resto después.
- ¡Ah! ¿Y hay más
referencias con las que ocurra esto?
- ¡Uf! ¡Casi todas!
Y se fue.
Este es un ejemplo
clarísimo de mala planificación previa a la elección de un SGA. Tenemos
necesidad de producir PERO elegimos un software que carece de herramientas de
producción. Además, luego nos dedicamos a desprestigiar al SGA cuando en
realidad el error no es del software sino del humano que no planificó
adecuadamente. Lo mismo sirve para la creación de kits. Si tu empresa, o tu
almacén, crea kits, packs grupos (en general si se venden referencias
diferentes a como se compran) o como quieras llamarlo, es decir, si selecciona
una serie de referencias individuales, las agrupa todas juntas en un mismo
envase y al grupo formado le da otro nombre (ej.: juntamos diez rotuladores de
diferentes colores en una caja que se llama “caja multicolor”), tu SGA debe
estar preparado para ello, si no, ocurrirá lo de siempre, que el trabajo no
para, las “artimañas” aparecen y en consecuencia el caos está casi garantizado
y a todo el mundo le parecerá que la culpa es del pobre SGA.
Aprovecho este
momento para soltar otra frasecita: La persona que mejor conoce los problemas (necesidades) de un almacén
(y de muchos otros sitios) es SIEMPRE aquél que los sufre de primera mano trabajando. Conviene invertir tiempo en
escucharle. Y en muchísimas ocasiones también conoce de sobra la “causa raíz”
del problema, aunque su solución no sea la óptima, o no sea la óptima para ti.
A la hora de elegir
un SGA también es muy importante que tengas claro en qué NO NECESITAS LA AYUDA
DEL SOFTWARE. Aunque esto pueda parecerte extraño así es. Quiero decir que será
importante que sepas cuál quieres que sea el modus operandi que NO DESEAS que
un software te cambie. Cada programa tiene una forma diferente de entender las
entradas, las salidas, los pedidos, el picking y esa forma de entender cada
proceso del almacén, en ocasiones puede ser incompatible con tu forma de
trabajar actual, o con la política de tu empresa o con otras muchas facetas que
no deseas modificar (bien tú o bien tu compañía). Un proyecto de nueva implantación es muy parecido a una
negociación: tú tendrás que ceder en algunos puntos y adaptarte a la nueva
forma de trabajar del software, PERO el proveedor de software también deberá adaptar
su producto a algunas formas de trabajar que te son propias y/o que forman
parte de tu identidad corporativa.
Así que mi primer
consejo es: define claramente cuáles son tus necesidades actuales en el
almacén. Define tus procesos (entradas, salidas, picking, INVENTARIO), cada
detalle de tu forma actual de trabajar es importante, verás que en cuanto
dediques tiempo a definir tus procesos, saldrán simultáneamente tus
necesidades. Por ejemplo: los palés de cajas de cartón siempre se ubican en la
estantería grande porque no caben en ningún otro sitio. Pues el SGA debe poder
seguir haciendo lo mismo, esa necesidad tuya debe ser capaz de mantenerse
cuando implantes un SGA. Si no… imagina el lío en ciernes.
Cuando digo
DEFINIR, digo ESCRIBIR. Si no eres capaz de escribirlo, no existe. Si escribir
se te hace demasiado cuesta arriba, descárgate una App de grabación de voz en
tu móvil y grábalo. PERO HAZLO. Todo aquello que no definas, NO EXISTE. Si no
lo haces, atente a las consecuencias, no digas que no te lo advertí.
Lo que no se define
no se puede medir
Lo que no se mide
no se puede mejorar
Lo que no se
mejora, se deteriora siempre.
Cuando los
diferentes comerciales de software de almacenes empiecen a visitar tus instalaciones,
lo primero que harán (y te aconsejo que al que no lo haga lo descartes sin miramientos)
será tratar de averiguar cómo trabajas (tus procesos y necesidades) para ver si su producto puede
adaptarse a ti o al revés. Si tú ya tienes ese trabajo adelantado, podrás
entregárselo directamente para que ellos lo estudien y no repetirlo una y otra
vez a cada comercial. Además, ellos mismos con sus preguntas te harán ver
pequeños detalles importantes que a ti se te pasarán por alto (por la fuerza de
la costumbre) y si tienes un documento en el que anotar esos detalles, afinarás
mucho más el estudio de tus propias necesidades y procedimientos. Te recomiendo
que tengas paciencia, es un trabajo lento que debe hacerse con meticulosidad.
Bien, dado que esta
serie de artículos va destinada a que seáis capaces de elegir bien un SGA,
quizá sea el momento de empezar a DEFINIR, qué es capaz de hacer un SGA. Ese
será el tema principal de mis siguientes entradas.
Un saludo amigas y
amigos.
Y recordad que: Un almacén sin errores es un
almacén feliz.
