Cómo elegir un SGA (WMS) 1ª parte

Hola de nuevo amigos y seguidores. Llevo nada más y nada menos que cuatro  años sin escribir pero espero resarcirme con esta nueva y apasionante serie de artículos que algunos de vosotros me habéis solicitado con cierto fervor por privado.

Y es que es algo que despierta verdaderas pasiones (y no menos dolores de cabeza) es elegir el software adecuado para que gestione un almacén (sus siglas SGA o también en inglés WMS). No voy a dedicar este artículo a los motivos que te llevan a estar inmerso en el proceso de selección de un software para gestionar el almacén, doy por hecho que el proceso se ha iniciado, que es imparable y que estás metido/da de lleno en él.

El camino que lleva desde la gestión, digamos tradicional (basada en la buena memoria y mejor vista de los operarios o de uno de ellos), hasta la gestión del almacén apoyada y guiada por un SGA no es fácil, ni cómodo pero te aseguro que, el final de ese camino, es inmensamente satisfactorio y eficaz, ya que consigues un almacén de gestión ágil, rápida, sin errores.... Un momento. ¿SIN ERRORES? Bueno, digamos que con una cantidad de errores ínfima y además fácilmente detectables y resolubles (sobre todo si lo comparamos con lo que te cuesta en tiempo, gritos y estrés, resolverlos ahora).

Voy a  ponerte un ejemplo en forma de "historieta" lee hasta el final, verás que todo tiene su explicación.: 

“La alegoría del buldócer”

 Imagina que estás caminando en medio de la selva, abriéndote paso a machetazos entre las plantas. Avanzas sí pero te cuesta mucho tiempo y esfuerzo, de vez en cuando te desorientas y te pierdes y debes volver sobre tus pasos para corregir tu ruta, te ganas cada paso con fuerza, maldiciones y jadeos. Por mucho que intentas evitarlo, al final de vez en cuando tropiezas, incluso te caes, las plantas con espinas te rasgan la ropa o la piel, en fin un suplicio, pero avanzas, avanzas y avanzas. Acabas el día hecho polvo, estás empapado en sudor, enfadado y con la horrible sensación de que todos los días son iguales, de que inviertes demasiados esfuerzos para lo poco que avanzas cada día, y de que de seguir así nunca llegarás a tu destino. De repente un helicóptero pasa por encima de tu cabeza y te lanza una inesperada carga en paracaídas. Ves una caja enorme descendiendo lentamente por el aire. En uno de sus costados  pone claramente en grandes letras rojas la palabra “ayuda”. Por fin algo de ayuda. Pero por desgracia la brisa que en ese momento mece las copas de los árboles de la selva, aleja progresivamente la caja de ayuda y puedes ver con cierta impotencia, que poco a poco se aleja y desciende lentamente, pero cada vez más lejos de ti. Finalmente desaparece de tu vista tras los árboles. Oyes el golpe de la caída. Sabes más o menos por dónde ha ido a aterrizar pero no el lugar exacto. Está lejos eso seguro, pero dadas las circunstancias, algo de ayuda no se puede despreciar. Así que decides ir a buscar la caja. Por suerte ha ido a depositarse en el suelo, más o menos por la dirección que de todas formas debías seguir.

El caso es que te pones en marcha y a las pocas horas puedes ver cómo el suelo cada vez se inclina más. Unas veces se enfanga y otras se llena de raíces. El camino hacia la caja, además de ser incierto, es más costoso y doloroso que el que deberías seguir. Pero la perspectiva de recibir ayuda, te obliga a seguir hacia adelante. Buscas hacia el norte, buscas hacia el sur, pasas mil veces por el mismo sitio, te atascas,  trepas a los árboles buscando señales de la caja, pero nada. Acabas exhausto. Llevas días buscando la dichosa caja. Dedicas un momento a mirarte a ti mismo y observas que estás más cansado que antes, tienes los pies llenos de llagas y te duelen cada vez más. Las últimas plantas de espinos, que abundan por aquí, te han dejado hecho unos zorros. Tienes la ropa destrozada, la piel te escuece y sangra y el brazo que lleva el machete ya no aguanta más este ritmo. Encima te has desviado del camino que tú hubieras elegido de no haber aparecido la maldita caja en paracaídas. Estás tan cansado y enfadado que decides abandonar y volver sobre tus pasos, pero te da tanta rabia que necesitas desahogarte. Agarras con furia una piedra del suelo y gritando desesperado una maldición, (¡Maldigo el día en que decidí buscar la caja!), la lanzas al aire con todas tus fuerzas. Todo queda en silencio excepto por el ruido de la piedra al golpear las hojas en su viaje de vuelta al suelo de la selva.

¡Toc! Ese ruido… No es el de una piedra al caer al suelo húmedo y blando en el que te encuentras. Has escuchado claramente que la piedra golpeaba algo parecido a… ¡Una caja de madera! Corres en la dirección en la que se había ido volando la piedra y apenas a veinte metros de donde estabas, oculta tras la espesa maleza, está la caja con su enorme letrero de “ayuda”. Es una caja enorme, aparentemente muy resistente y desde luego bien claveteada para evitar que se abra antes de tiempo. Es un buen embalaje pensado para que su contenido no sufra daño alguno en el aterrizaje. De inmediato acude a tu cabeza una pregunta. ¿Cómo la abro?

Lo que te faltaba.

No tienes palancas, ni sierra, ni ningún tipo de herramienta exceptuando tu machete. Pruebas a ver si te puede servir de palanca pero enseguida observas que no, los clavos de la caja son muy resistentes y si fuerzas el machete, corres el riesgo de partirlo. Decides que habrá que abrirla de otra forma. Decides romperla.

Pedradas, golpes, machetazos, uñas, dientes. La caja poco a poco va cediendo y se resquebraja un poco por aquí, otro poco por allá. Retiras un tablón. Te cortas con una astilla, un clavo te pincha, las manos se te destrozan, pero poco a poco la caja cede. Eso te da ánimos y decides continuar.

Dos días enteros de infierno insufrible  te cuesta abrir la dichosa caja y aún así, no la abres del todo, sólo lo justo para ver lo que guarda en su interior. Al amanecer del tercer día retiras los plásticos y las protecciones y ante tus ojos aparece: un mini buldócer.

¡Ostras! Esto no lo esperabas. Pues sí, un mini buldócer  de última generación sin conductor, guiado por GPS y con los tanques de combustible llenos (marca ACME J). A parte y muy a la vista detectas una pequeña tableta que se enciende en cuanto la coges. En su pantalla retro iluminada, observas que tiene doble función, es como un mando a distancia del propio buldócer y además lleva cargadas las instrucciones en forma de tutorial. Una maravilla.

 Introduzca destino. Lo introduces.

Elija una opción:

“Opción A. La máquina abrirá un camino de trazado recto y corto hacia su destino, pasando por encima de las montañas si es preciso (puede incluir pendientes muy inclinadas y tramos lentos)”

“Opción B. La máquina abrirá un camino largo y plano evitando siempre las montañas (normalmente el avance se produce a mayor velocidad)”.

Eliges la B, no tienes ganas de subir pendientes.

Pulse “ON”. Lo pulsas.

El pequeño buldócer, arranca su motor y se pone en movimiento. Con una fuerza brutal se termina de liberar de la dichosa caja en la que venía embalado y avanza por la selva. La vegetación cede a su paso. La máquina abre un camino casi recto y plano. Te sitúas tras ella y la sigues. Más o menos lleva la misma velocidad que tú andando. A veces se aleja, a veces se acerca, depende de lo que vaya encontrando por delante, pero siempre abre camino. Sientes un gran alivio. Caminas cómodo y sin esfuerzo. A veces tienes que desatascar alguna rama, o algún pedrusco que se enreda entre las cadenas del buldócer, pero ese pequeño esfuerzo no es nada comparado con lo que costaba avanzar a machetazos. Seguro de que llegarás sano y salvo a tu destino, te relajas y decides disfrutar del trayecto. FIN

Podría seguir pero eso haría que nos desviáramos del todo del asunto que deseo trasladaros, así que me aclararé. ¿Qué tiene que ver todo este rollo con un proyecto de SGA?

Veámoslo:

Te avanzo que tú, Jefe o jefa de almacén, eres el caminante. Te encuentras trabajando (caminando penosamente) en un almacén (selva) de gestión tradicional. Todo te parece que son pegas, (debes abrirte paso a machetazos, todo parecen ser dificultades, sudas, te estresas, pierdes el tiempo constantemente, andas y desandas el camino a diario…). Ocasionalmente aciertas y tienes un buen día, pero sabes que no tardará en fastidiarse. Tu gestión es muy tradicional, es decir, alguien del equipo (tú por ejemplo o uno de los empleados más antiguos) tenéis en la memoria prácticamente todo el almacén. Todo el mundo funciona gracias a esa memoria que por supuesto, dado que es humana, se equivoca, se olvida, etc. Todos (compras, comerciales) os hinchan a preguntas. Además careces de casi toda la información del almacén, es decir, más o menos sabes cuántos pedidos atiendes, más o menos cuántas entradas, no tienes ni idea de tu nivel real de servicio al cliente y al final de la jornada, el sabor de boca que te dejan las “sensaciones” basadas en tu experiencia es amargo, como mucho agridulce. Tienes la sensación de que tu almacén se equivoca demasiado pero tu gente se esfuerza, no puedes pedirles más y aún así a veces los nervios te pueden y lo pagas con ellos. Un pequeño descuido, desencadena una serie de broncas y salidas de tono de la que ya estás más que harto. Además, dado que tu memoria (o la de otro)  contribuye decisivamente a la buena marcha del almacén, no puedes ni ponerte enfermo, ni irte mucho tiempo y tranquilo de vacaciones, ni ir al médico… en fin, tú lo sabes mejor que yo.

Todo esto, queridos lectores, es lo que en la alegoría anterior sería caminar en la selva a machetazos.

De pronto aparece el helicóptero (la ayuda), alguien (Dirección) en tu empresa decide empezar la búsqueda de un SGA (WMS), un software para la gestión del stock (o de los stocks) de tu empresa, el tuyo. Puede que pidan tu colaboración, o no. En la alegoría el helicóptero (la Dirección) no pide la colaboración de nadie. Deja caer el mamotreto en la selva porque sabe que ayudará. Esto puede ocurrirte y por eso lo reflejo así.

El arduo trabajo que al caminante le lleva, encontrar la caja (que incluye un poco de suerte en el último momento), representaría la ardua tarea (en esfuerzo, coste y tiempo) que normalmente supone dar con el software adecuado. Es un camino duro, farragoso y en ocasiones muy aburrido pero siempre rentable. Además se une al trabajo diario que ya realizas, con lo que exige doble esfuerzo por tu parte.

Abrir la dichosa caja, al caminante le supone dolor y sangre (y lágrimas aunque no lo haya reflejado). Eso amigo mío será lo que te cueste la dura implantación (dos o tres días) de implantación del nuevo software y la posterior adaptación al mismo (un mesecito duro) tanto por tu parte, como por parte de tu personal y del resto de la empresa. Para mí, sin ningún lugar a dudas la parte de la implantación es la que más horas de sueño me ha robado.

Pero ¡Ah! Cuando esa caja se abre… ¡Un camino! Cuando la implantación termina, queda atrás y el mes de adaptación concluye, prepara tu ánimo para empezar con la nueva forma de trabajar del almacén que conllevará una renovación completa de su imagen. Ser eficaz, más rentable y dejar de ser un problema tiene múltiples ventajas. Entre otras, para el caminante, disfrutar del viaje y del paisaje. Para un jefe de almacén supone trabajar de forma organizada, eficaz y rápida. Rápido, bien y a la primera, será tu lema a partir de ese momento.

¿Entonces, implanto un SGA y ya está? ¿A vivir que son dos días…? NO, NO, NO. Nada más lejos de la realidad. Trabajar con un SGA (WMS) sigue siendo TRABAJAR no lo olvides. Pero cuando puedes comparar (como en mi caso) lo que supone trabajar con él y sin él, la diferencia es muy notable (a mejor) con un SGA funcionando en un almacén, que sin él. Vamos no tiene ni punto de comparación.

Pero un SGA no es un milagro, es una ayuda y como tal requiere atención constante, supervisión y procedimientos sólidos. Todo eso suponiendo que hayas elegido el SGA adecuado para ti (es decir que hayas hecho bien el trabajo previo, el largo y duro camino hasta la caja). Sin eso, un SGA (el mini buldócer en la alegoría) puede representar un problema más que añadir a los que ya tienes. Pero esto será material para otro artículo.

 Así que, de momento, me voy a centrar en escribir una serie de artículos que te ayuden en ese sentido, en que tengas un buen conocimiento de todos los detalles que creo se deben tener en cuenta a la hora de elegir un SGA. Siguiendo la alegoría, voy a intentar proporcionarte un buen “detector de cajas”, que te ahorre tiempo, dinero y disgustos

Comencemos.

¿Qué es lo primero que debes considerar si eres el Jefe de almacén y tienes la “suerte” de ser uno de los elegidos para formar parte del equipo que va a tratar de encontrar el mejor Software o Sistema de Gestión para tu Almacén (SGA)?

Continuará…