Cómo elegir un SGA (WMS) 2ª parte

Pues lo primero que debes conocer son los requerimientos (necesidades) de tu almacén. ¿Y cuáles son esos? Pues esto de “tus necesidades” es algo muy variable pero se asemeja mucho a lo que serían “tus problemas” cotidianos en el almacén. Recuerda que la misión fundamental de una IMPLANTACIÓN como la de un SGA es ayudarte a resolver problemas, tanto los del almacén como muchos otros que sufres y  sufren (no precisamente en silencio) otros departamentos, por ejemplo el Departamento comercial o el de compras.

Te pongo unos ejemplos:

• No consigo mantener el orden en mi almacén.
• Nunca encuentro casi nada a la primera
• Me paso horas buscando cada artículo que no sea de los habituales.
• Estoy harto/a de las quejas del departamento comercial. Me culpan de la mala racha de ventas.
• Carezco de información sobre el almacén excepto la que me da mi propia memoria y experiencia.
• Las entradas son un caos.
• No consigo tener homogeneidad en la jornada laboral, o estamos parados, o tan saturados de pedidos que no damos abasto.
• Hago más horas que un reloj y no consigo ordenar el almacén.
• Si coloco un producto problemático bien a la vista para localizarlo con rapidez, nadie lo pide hasta que decido cambiarlo de sitio, precisamente porque nadie lo pedía.

A la hora de ponerte a elegir cuál será el mejor software para la gestión de tu almacén, es fundamental que entiendas, que el software NO ES UN MILAGRO, es una ayuda más y que por supuesto sólo podrá ayudarte si tienes muy claro de antemano en qué procesos o puntos concretos necesitas esa ayuda.

Por ejemplo, ¿en qué problemas concretos nunca va ayudarte un SGA?

• No tengo el organigrama del almacén bien definido, de hecho ni lo tengo definido.
• ¿Procedimientos de almacén, instrucciones de trabajo? ¿Eso qué es?
• La verdad es que no tengo muy claro con qué referencias sigo el FIFO y con cuáles no.
• No sé cuándo clasificar una o varias referencias como obsoletas. Ni siquiera sé qué hacer con los obsoletos, caso de que los haya.
• ¿Clasificación ABC, nivel de servicio? No…, bueno me suena pero no mucho.

Ciertas necesidades organizativas, operativas o de falta de conocimientos, no van a ser resueltas por un SGA. Es más, mi consejo es que las resuelvas ANTES de meterte en un SGA porque si no puede darse el caso de que la entrada de un SGA, las empeore.

En una ocasión, hace ya algunos años, me llamaron para tratar de arrojar algo de luz sobre un almacén que pese a tener un SGA implantado y en funcionamiento, en palabras del Director de producción “fallaba más que una escopeta de feria. Es una verdadera m…”. Por experiencia os digo que los SGA en general NO suelen fallar nunca, los que SÍ suelen fallar son los usuarios al manejarlo. Os cuento:

En esta empresa, la materia prima desde que entraba hasta que se ubicaba en las estanterías, para su posterior uso, normalmente estaba perfectamente controlada (ej.: bola metálica; tornillos). La trazabilidad era completa y perfecta. PERO, en el momento cualquiera de estas  referencias de materia prima se extraía de las estanterías para llevarlas a la cadena de producción (o al departamento de calidad), misteriosamente desaparecía del sistema. Y lo mejor (mejor dicho lo peor) era que el producto acabado (bola + tornillo = pomo) en el caso de producción (en el que intervenía dicha referencia) o el producto revisado (la bola por ejemplo) en el caso de calidad, a veces reaparecía, a veces no. Y encima en el sistema había en muchísimas ocasiones sobre stock de bolas y tornillos que en realidad, cuando el operario iba a por ellos, no estaban. Por tanto, producción se paraba (y enfurecía), compras corría (y se enfurecía) y el malestar con sus consiguientes consecuencias, campaban a sus anchas días sí, día también, ya que esto ocurría  con multitud de referencias.

Solución: ¿Por qué ocurría esto? ¿Por qué? Quizá la mejor pregunta que ha podido nunca formularse el hombre. Para no extenderme voy a centrarme en lo que ocurría en el caso de la referencia que se perdía (o no) en la cadena de producción.  Producción, realmente hacía muy bien su trabajo, juntaba una bola y un tornillo y producía un pomo. ¿Entonces? Pues bastó con ir al final de la cadena, donde se empaquetaban en cajas de 20 unidades los pomos y se agrupaban en los palés que luego se reubicarían en el almacén, y preguntar al operario que se llevaba dichos palés a ubicar con su carretilla: ¿por qué desaparecen los pomos cuando llegan aquí?

Muy sencillo – me dijo – porque el software no puede transformar un tornillo más una bola en un pomo, por lo tanto lo que hacemos es dar de baja tantos tornillos y bolas, como pomos se han fabricado y después damos de alta esos pomos. Luego los ubicamos. Lo que pasa es que a veces, con las prisas, damos de alta los pomos sin haber eliminado los tornillos y las bolas y cuando eso ocurre muchas veces empieza a descuadrarse el almacén. Otras veces solo damos de alta los pomos que ya están en los pedidos del día (para que salgan en el mismo día) y se nos olvida dar de alta el resto después.

-   ¡Ah! ¿Y hay más referencias con las que ocurra esto?

-   ¡Uf! ¡Casi todas!

Y se fue.

Este es un ejemplo clarísimo de mala planificación previa a la elección de un SGA. Tenemos necesidad de producir PERO elegimos un software que carece de herramientas de producción. Además, luego nos dedicamos a desprestigiar al SGA cuando en realidad el error no es del software sino del humano que no planificó adecuadamente. Lo mismo sirve para la creación de kits. Si tu empresa, o tu almacén, crea kits, packs grupos (en general si se venden referencias diferentes a como se compran) o como quieras llamarlo, es decir, si selecciona una serie de referencias individuales, las agrupa todas juntas en un mismo envase y al grupo formado le da otro nombre (ej.: juntamos diez rotuladores de diferentes colores en una caja que se llama “caja multicolor”), tu SGA debe estar preparado para ello, si no, ocurrirá lo de siempre, que el trabajo no para, las “artimañas” aparecen y en consecuencia el caos está casi garantizado y a todo el mundo le parecerá que la culpa es del pobre SGA.

Aprovecho este momento para soltar otra frasecita: La persona que mejor conoce los problemas (necesidades) de un almacén (y de muchos otros sitios) es SIEMPRE aquél que los sufre de primera mano  trabajando. Conviene invertir tiempo en escucharle. Y en muchísimas ocasiones también conoce de sobra la “causa raíz” del problema, aunque su solución no sea la óptima, o no sea la óptima para ti.

A la hora de elegir un SGA también es muy importante que tengas claro en qué NO NECESITAS LA AYUDA DEL SOFTWARE. Aunque esto pueda parecerte extraño así es. Quiero decir que será importante que sepas cuál quieres que sea el modus operandi que NO DESEAS que un software te cambie. Cada programa tiene una forma diferente de entender las entradas, las salidas, los pedidos, el picking y esa forma de entender cada proceso del almacén, en ocasiones puede ser incompatible con tu forma de trabajar actual, o con la política de tu empresa o con otras muchas facetas que no deseas modificar (bien tú o bien tu compañía). Un proyecto de nueva  implantación es muy parecido a una negociación: tú tendrás que ceder en algunos puntos y adaptarte a la nueva forma de trabajar del software, PERO el proveedor de software también deberá adaptar su producto a algunas formas de trabajar que te son propias y/o que forman parte de tu identidad corporativa.

Así que mi primer consejo es: define claramente cuáles son tus necesidades actuales en el almacén. Define tus procesos (entradas, salidas, picking, INVENTARIO), cada detalle de tu forma actual de trabajar es importante, verás que en cuanto dediques tiempo a definir tus procesos, saldrán simultáneamente tus necesidades. Por ejemplo: los palés de cajas de cartón siempre se ubican en la estantería grande porque no caben en ningún otro sitio. Pues el SGA debe poder seguir haciendo lo mismo, esa necesidad tuya debe ser capaz de mantenerse cuando implantes un SGA. Si no… imagina el lío en ciernes.

Cuando digo DEFINIR, digo ESCRIBIR. Si no eres capaz de escribirlo, no existe. Si escribir se te hace demasiado cuesta arriba, descárgate una App de grabación de voz en tu móvil y grábalo. PERO HAZLO. Todo aquello que no definas, NO EXISTE. Si no lo haces, atente a las consecuencias, no digas que no te lo advertí.

Lo que no se define no se puede medir

Lo que no se mide no se puede mejorar

Lo que no se mejora, se deteriora siempre.

Cuando los diferentes comerciales de software de almacenes empiecen a visitar tus instalaciones, lo primero que harán (y te aconsejo que al que no lo haga lo descartes sin miramientos) será tratar de averiguar cómo trabajas (tus procesos y  necesidades) para ver si su producto puede adaptarse a ti o al revés. Si tú ya tienes ese trabajo adelantado, podrás entregárselo directamente para que ellos lo estudien y no repetirlo una y otra vez a cada comercial. Además, ellos mismos con sus preguntas te harán ver pequeños detalles importantes que a ti se te pasarán por alto (por la fuerza de la costumbre) y si tienes un documento en el que anotar esos detalles, afinarás mucho más el estudio de tus propias necesidades y procedimientos. Te recomiendo que tengas paciencia, es un trabajo lento que debe hacerse con meticulosidad.

Bien, dado que esta serie de artículos va destinada a que seáis capaces de elegir bien un SGA, quizá sea el momento de empezar a DEFINIR, qué es capaz de hacer un SGA. Ese será el tema principal de mis siguientes entradas.

Un saludo amigas y amigos.

Y recordad que: Un almacén sin errores es un almacén feliz.

Cómo elegir un SGA (WMS) 1ª parte

Hola de nuevo amigos y seguidores. Llevo nada más y nada menos que cuatro  años sin escribir pero espero resarcirme con esta nueva y apasionante serie de artículos que algunos de vosotros me habéis solicitado con cierto fervor por privado.

Y es que es algo que despierta verdaderas pasiones (y no menos dolores de cabeza) es elegir el software adecuado para que gestione un almacén (sus siglas SGA o también en inglés WMS). No voy a dedicar este artículo a los motivos que te llevan a estar inmerso en el proceso de selección de un software para gestionar el almacén, doy por hecho que el proceso se ha iniciado, que es imparable y que estás metido/da de lleno en él.

El camino que lleva desde la gestión, digamos tradicional (basada en la buena memoria y mejor vista de los operarios o de uno de ellos), hasta la gestión del almacén apoyada y guiada por un SGA no es fácil, ni cómodo pero te aseguro que, el final de ese camino, es inmensamente satisfactorio y eficaz, ya que consigues un almacén de gestión ágil, rápida, sin errores.... Un momento. ¿SIN ERRORES? Bueno, digamos que con una cantidad de errores ínfima y además fácilmente detectables y resolubles (sobre todo si lo comparamos con lo que te cuesta en tiempo, gritos y estrés, resolverlos ahora).

Voy a  ponerte un ejemplo en forma de "historieta" lee hasta el final, verás que todo tiene su explicación.: 

“La alegoría del buldócer”

 Imagina que estás caminando en medio de la selva, abriéndote paso a machetazos entre las plantas. Avanzas sí pero te cuesta mucho tiempo y esfuerzo, de vez en cuando te desorientas y te pierdes y debes volver sobre tus pasos para corregir tu ruta, te ganas cada paso con fuerza, maldiciones y jadeos. Por mucho que intentas evitarlo, al final de vez en cuando tropiezas, incluso te caes, las plantas con espinas te rasgan la ropa o la piel, en fin un suplicio, pero avanzas, avanzas y avanzas. Acabas el día hecho polvo, estás empapado en sudor, enfadado y con la horrible sensación de que todos los días son iguales, de que inviertes demasiados esfuerzos para lo poco que avanzas cada día, y de que de seguir así nunca llegarás a tu destino. De repente un helicóptero pasa por encima de tu cabeza y te lanza una inesperada carga en paracaídas. Ves una caja enorme descendiendo lentamente por el aire. En uno de sus costados  pone claramente en grandes letras rojas la palabra “ayuda”. Por fin algo de ayuda. Pero por desgracia la brisa que en ese momento mece las copas de los árboles de la selva, aleja progresivamente la caja de ayuda y puedes ver con cierta impotencia, que poco a poco se aleja y desciende lentamente, pero cada vez más lejos de ti. Finalmente desaparece de tu vista tras los árboles. Oyes el golpe de la caída. Sabes más o menos por dónde ha ido a aterrizar pero no el lugar exacto. Está lejos eso seguro, pero dadas las circunstancias, algo de ayuda no se puede despreciar. Así que decides ir a buscar la caja. Por suerte ha ido a depositarse en el suelo, más o menos por la dirección que de todas formas debías seguir.

El caso es que te pones en marcha y a las pocas horas puedes ver cómo el suelo cada vez se inclina más. Unas veces se enfanga y otras se llena de raíces. El camino hacia la caja, además de ser incierto, es más costoso y doloroso que el que deberías seguir. Pero la perspectiva de recibir ayuda, te obliga a seguir hacia adelante. Buscas hacia el norte, buscas hacia el sur, pasas mil veces por el mismo sitio, te atascas,  trepas a los árboles buscando señales de la caja, pero nada. Acabas exhausto. Llevas días buscando la dichosa caja. Dedicas un momento a mirarte a ti mismo y observas que estás más cansado que antes, tienes los pies llenos de llagas y te duelen cada vez más. Las últimas plantas de espinos, que abundan por aquí, te han dejado hecho unos zorros. Tienes la ropa destrozada, la piel te escuece y sangra y el brazo que lleva el machete ya no aguanta más este ritmo. Encima te has desviado del camino que tú hubieras elegido de no haber aparecido la maldita caja en paracaídas. Estás tan cansado y enfadado que decides abandonar y volver sobre tus pasos, pero te da tanta rabia que necesitas desahogarte. Agarras con furia una piedra del suelo y gritando desesperado una maldición, (¡Maldigo el día en que decidí buscar la caja!), la lanzas al aire con todas tus fuerzas. Todo queda en silencio excepto por el ruido de la piedra al golpear las hojas en su viaje de vuelta al suelo de la selva.

¡Toc! Ese ruido… No es el de una piedra al caer al suelo húmedo y blando en el que te encuentras. Has escuchado claramente que la piedra golpeaba algo parecido a… ¡Una caja de madera! Corres en la dirección en la que se había ido volando la piedra y apenas a veinte metros de donde estabas, oculta tras la espesa maleza, está la caja con su enorme letrero de “ayuda”. Es una caja enorme, aparentemente muy resistente y desde luego bien claveteada para evitar que se abra antes de tiempo. Es un buen embalaje pensado para que su contenido no sufra daño alguno en el aterrizaje. De inmediato acude a tu cabeza una pregunta. ¿Cómo la abro?

Lo que te faltaba.

No tienes palancas, ni sierra, ni ningún tipo de herramienta exceptuando tu machete. Pruebas a ver si te puede servir de palanca pero enseguida observas que no, los clavos de la caja son muy resistentes y si fuerzas el machete, corres el riesgo de partirlo. Decides que habrá que abrirla de otra forma. Decides romperla.

Pedradas, golpes, machetazos, uñas, dientes. La caja poco a poco va cediendo y se resquebraja un poco por aquí, otro poco por allá. Retiras un tablón. Te cortas con una astilla, un clavo te pincha, las manos se te destrozan, pero poco a poco la caja cede. Eso te da ánimos y decides continuar.

Dos días enteros de infierno insufrible  te cuesta abrir la dichosa caja y aún así, no la abres del todo, sólo lo justo para ver lo que guarda en su interior. Al amanecer del tercer día retiras los plásticos y las protecciones y ante tus ojos aparece: un mini buldócer.

¡Ostras! Esto no lo esperabas. Pues sí, un mini buldócer  de última generación sin conductor, guiado por GPS y con los tanques de combustible llenos (marca ACME J). A parte y muy a la vista detectas una pequeña tableta que se enciende en cuanto la coges. En su pantalla retro iluminada, observas que tiene doble función, es como un mando a distancia del propio buldócer y además lleva cargadas las instrucciones en forma de tutorial. Una maravilla.

 Introduzca destino. Lo introduces.

Elija una opción:

“Opción A. La máquina abrirá un camino de trazado recto y corto hacia su destino, pasando por encima de las montañas si es preciso (puede incluir pendientes muy inclinadas y tramos lentos)”

“Opción B. La máquina abrirá un camino largo y plano evitando siempre las montañas (normalmente el avance se produce a mayor velocidad)”.

Eliges la B, no tienes ganas de subir pendientes.

Pulse “ON”. Lo pulsas.

El pequeño buldócer, arranca su motor y se pone en movimiento. Con una fuerza brutal se termina de liberar de la dichosa caja en la que venía embalado y avanza por la selva. La vegetación cede a su paso. La máquina abre un camino casi recto y plano. Te sitúas tras ella y la sigues. Más o menos lleva la misma velocidad que tú andando. A veces se aleja, a veces se acerca, depende de lo que vaya encontrando por delante, pero siempre abre camino. Sientes un gran alivio. Caminas cómodo y sin esfuerzo. A veces tienes que desatascar alguna rama, o algún pedrusco que se enreda entre las cadenas del buldócer, pero ese pequeño esfuerzo no es nada comparado con lo que costaba avanzar a machetazos. Seguro de que llegarás sano y salvo a tu destino, te relajas y decides disfrutar del trayecto. FIN

Podría seguir pero eso haría que nos desviáramos del todo del asunto que deseo trasladaros, así que me aclararé. ¿Qué tiene que ver todo este rollo con un proyecto de SGA?

Veámoslo:

Te avanzo que tú, Jefe o jefa de almacén, eres el caminante. Te encuentras trabajando (caminando penosamente) en un almacén (selva) de gestión tradicional. Todo te parece que son pegas, (debes abrirte paso a machetazos, todo parecen ser dificultades, sudas, te estresas, pierdes el tiempo constantemente, andas y desandas el camino a diario…). Ocasionalmente aciertas y tienes un buen día, pero sabes que no tardará en fastidiarse. Tu gestión es muy tradicional, es decir, alguien del equipo (tú por ejemplo o uno de los empleados más antiguos) tenéis en la memoria prácticamente todo el almacén. Todo el mundo funciona gracias a esa memoria que por supuesto, dado que es humana, se equivoca, se olvida, etc. Todos (compras, comerciales) os hinchan a preguntas. Además careces de casi toda la información del almacén, es decir, más o menos sabes cuántos pedidos atiendes, más o menos cuántas entradas, no tienes ni idea de tu nivel real de servicio al cliente y al final de la jornada, el sabor de boca que te dejan las “sensaciones” basadas en tu experiencia es amargo, como mucho agridulce. Tienes la sensación de que tu almacén se equivoca demasiado pero tu gente se esfuerza, no puedes pedirles más y aún así a veces los nervios te pueden y lo pagas con ellos. Un pequeño descuido, desencadena una serie de broncas y salidas de tono de la que ya estás más que harto. Además, dado que tu memoria (o la de otro)  contribuye decisivamente a la buena marcha del almacén, no puedes ni ponerte enfermo, ni irte mucho tiempo y tranquilo de vacaciones, ni ir al médico… en fin, tú lo sabes mejor que yo.

Todo esto, queridos lectores, es lo que en la alegoría anterior sería caminar en la selva a machetazos.

De pronto aparece el helicóptero (la ayuda), alguien (Dirección) en tu empresa decide empezar la búsqueda de un SGA (WMS), un software para la gestión del stock (o de los stocks) de tu empresa, el tuyo. Puede que pidan tu colaboración, o no. En la alegoría el helicóptero (la Dirección) no pide la colaboración de nadie. Deja caer el mamotreto en la selva porque sabe que ayudará. Esto puede ocurrirte y por eso lo reflejo así.

El arduo trabajo que al caminante le lleva, encontrar la caja (que incluye un poco de suerte en el último momento), representaría la ardua tarea (en esfuerzo, coste y tiempo) que normalmente supone dar con el software adecuado. Es un camino duro, farragoso y en ocasiones muy aburrido pero siempre rentable. Además se une al trabajo diario que ya realizas, con lo que exige doble esfuerzo por tu parte.

Abrir la dichosa caja, al caminante le supone dolor y sangre (y lágrimas aunque no lo haya reflejado). Eso amigo mío será lo que te cueste la dura implantación (dos o tres días) de implantación del nuevo software y la posterior adaptación al mismo (un mesecito duro) tanto por tu parte, como por parte de tu personal y del resto de la empresa. Para mí, sin ningún lugar a dudas la parte de la implantación es la que más horas de sueño me ha robado.

Pero ¡Ah! Cuando esa caja se abre… ¡Un camino! Cuando la implantación termina, queda atrás y el mes de adaptación concluye, prepara tu ánimo para empezar con la nueva forma de trabajar del almacén que conllevará una renovación completa de su imagen. Ser eficaz, más rentable y dejar de ser un problema tiene múltiples ventajas. Entre otras, para el caminante, disfrutar del viaje y del paisaje. Para un jefe de almacén supone trabajar de forma organizada, eficaz y rápida. Rápido, bien y a la primera, será tu lema a partir de ese momento.

¿Entonces, implanto un SGA y ya está? ¿A vivir que son dos días…? NO, NO, NO. Nada más lejos de la realidad. Trabajar con un SGA (WMS) sigue siendo TRABAJAR no lo olvides. Pero cuando puedes comparar (como en mi caso) lo que supone trabajar con él y sin él, la diferencia es muy notable (a mejor) con un SGA funcionando en un almacén, que sin él. Vamos no tiene ni punto de comparación.

Pero un SGA no es un milagro, es una ayuda y como tal requiere atención constante, supervisión y procedimientos sólidos. Todo eso suponiendo que hayas elegido el SGA adecuado para ti (es decir que hayas hecho bien el trabajo previo, el largo y duro camino hasta la caja). Sin eso, un SGA (el mini buldócer en la alegoría) puede representar un problema más que añadir a los que ya tienes. Pero esto será material para otro artículo.

 Así que, de momento, me voy a centrar en escribir una serie de artículos que te ayuden en ese sentido, en que tengas un buen conocimiento de todos los detalles que creo se deben tener en cuenta a la hora de elegir un SGA. Siguiendo la alegoría, voy a intentar proporcionarte un buen “detector de cajas”, que te ahorre tiempo, dinero y disgustos

Comencemos.

¿Qué es lo primero que debes considerar si eres el Jefe de almacén y tienes la “suerte” de ser uno de los elegidos para formar parte del equipo que va a tratar de encontrar el mejor Software o Sistema de Gestión para tu Almacén (SGA)?

Continuará…