Observé la cara de mi amigo mientras me dedicaba a dar unos deliciosos mordiscos a mi bocadillo. No se le veía de muy buen humor. Supongo que pensaba en cómo creemos a veces que son las cosas y en como la realidad se empeña en sorprendernos, mostrándonos cómo son de verdad. La molesta y deprimente diferencia entre la teoría y la praxis. Mi amigo se quedó un rato en blanco, con la mirada perdida en las migas de pan que reposaban en su plato y que se desprendían de su crujiente bocadillo. Masticó nervioso cada bocado hasta que terminó de engullir todo su almuerzo. ¡Qué forma de comer! Acto seguido alargó la mano hasta el centro de la mesa, cogió unos cacahuetes que nos habían servido sobre una pequeña bandeja de loza blanca y mientras los pelaba, al fin rompió el silencio.
- Estas cosas me preocupan.
- ¿Por qué? – inquirí.
- Porque crees que lo tienes todo hecho, cuentas con que la gente tiene experiencia y profesionalidad, que sabe lo que tiene que hacer y sin embargo… Cada día descubres un gazapo nuevo. Tú lo has visto igual que yo. ¿Dónde se ha visto que un camionero llega a tu almacén se deje los paquetes donde a él le venga en gana, se selle el albarán y se marche?
- Pues en muchísimas partes. ¿Y…? – como mi amigo puso cara de no entenderme en absoluto y guardó silencio, decidí continuar con la conversación –. Mira, voy a ir directo al grano.
- Vale.
- Debes tener controladas TODAS las entradas a tu almacén, sea cual sea su origen. Eso significa que debes ejercer un férreo control sobre ellas. Y NO me refiero en absoluto a que sepas de memoria qué es lo que entra en tu almacén. Primero una simple llave que funcione en ese cajón, el que guarda el sello de entrada, es más que suficiente para que ejerzas un control absoluto sobre ese particular. Es decir 2 ó 3 € de gasto en un bombín nuevo pueden ahorrarte horas y horas de trabajo por una entrada mal sellada. Debes establecer un único responsable de esa llave y debes responsabilizarle de que esa llave NO ESTÉ puesta cuando no haya personal de almacén para utilizarlo. Así mismo debes determinar que jamás bajo ningún concepto debe utilizarse el sello SIN ANTES verificar el número de bultos teóricos con los reales. Y para eso ni hace falta una gran inversión, ni grandes tecnologías. Me dijiste que todos los procesos de tu almacén eran manuales, es decir que una vez sellado el albarán, alguien físicamente deberá llevarlo a administración para que lo introduzca en el sistema. ¿Correcto?
- Sí. Cada vez va uno de los operarios.
- Bien pues que sea siempre el mismo. Nombra uno. Con nombre y apellidos. Que sea el único responsable de hacer llegar a administración esos albaranes y que lo haga siempre a la misma (o las mismas) hora. Elige que el reparto se haga en horas clave, por ejemplo justo nada más volver de almorzar. Si lo crees conveniente, hasta que se convierta en una rutina, hazle una cuadrícula en la que se “registre” cada vez que entrega albaranes. Muy sencilla, Fecha, hora, nombre de pila y firma. Que todo el mundo vea que supervisas esa hoja de vez en cuando y pides explicaciones cuando no se cumplimenta. Cuando al fin, a base de repetir y repetir lo mismo hayas implantado un nuevo hábito de trabajo, la hoja será cada vez más innecesaria.
Por otro lado seguro que hay un desfase de tiempo enorme entre que la mercancía entra físicamente y el momento en que se da de alta en el sistema. Ese tiempo sea el que sea debe reducirse. Lo ideal es hacerlo entiempo real pero como de momento no tienes esa posibilidad, te sugiero otra cosa. Averigua si el procedimiento de introducción de los albaranes que entregas en administración es complicado. Seguramente no lo será. Casi seguro que será abrir la pantalla de los pedidos pendientes de recibir, seleccionar el número que el proveedor reseña en su albarán y pulsar OK si está todo correcto o bien modificar las líneas que sea necesario. Apuesto a que la mayoría de albaranes serán OK 100%. Bien si colocas un ordenador en el almacén e instruyes a uno de tus operarios de que se encargue de esta labor consigues varias cosas:
• Que la mercancía esté disponible para la venta casi en tiempo real.
• Descargas de trabajo al administrativo que lo hace ahora.
• Motivas al operario en cuestión, ya que adquiere nuevas responsabilidades.
• Tendrás un contacto único para las comprobaciones que sean necesarias en este campo.
• En general tendrás el control total sobre el proceso de entradas de mercancía externa.
Las cosas se hacen porque hay gente instruida y motivada para hacerlas. Si no tienes gente, o no les das medios, las cosas, las tareas, los controles, etc., simplemente no se harán.
Esta persona que asignes se preocupará y mucho por tener a buen recaudo el sello de entradas que sólo puede utilizar él, se encargará de tener los albaranes bien controlados y bajo llave en el cajón cuando no esté, avisará si la cerradura del cajón se estropea, comprobará in-situ que el albarán coincide con la mercancía física, en definitiva llevará el control de las entradas.
Otro dato, el departamento de calidad. Me dijiste que el departamento de calidad saca piezas NOK e introduce piezas OK en tu almacén. ¿Correcto?
- Correcto.
- Bien supongo que si una pieza o serie de piezas es defectuosa las saca del almacén para revisarlas, retrabajarlas o destruirlas y un vez termina la selección o el retrabajo, las introduce de nuevo en el almacén.
Esa parte debes controlarla también. La técnica es muy parecida. Nombra un responsable de la recepción de las piezas procedentes de calidad, no hay inconveniente en que sea la misma que reciba la mercancía de proveedores. Casi que convendría que fuera la misma así especializas a un operario en ENTRADAS del tipo que sean. PERO al tiempo debes acordar con el departamento de calidad que UNA sola persona sea tu contacto para este tipo de acciones. De forma que de 1 a 1 esos dos responsables hablen entre sí y se encarguen de que los trámites se cumplan.
Esto es una entrada más y como tal debe tratarse, ya que NO dispones de sistema informático que te apoye, debes acudir a rutinas y tareas muy establecidas, uniformes y repetitivas que conozca todo el personal y que además debes implantar tú. Obliga a que haya intercambio de papeles aunque sea entre departamentos. Que el responsable de calidad elabore un albarán de salida de su almacén y lo entregue a tu responsable. Crea un formato para ese albarán que pueda rellenarse a mano e implique la firma del que entrega y del que recibe. Luego lo clasificas, lo guardas y al cabo de dos mese si no ha habido incidencias los tiras. Así si hay algún problema siempre puedes acudir a esos papeles. Pero al mismo tiempo no los acumula innecesariamente.
- Bueno – me interrumpió mi amigo – en realidad sí tenemos sistema informático lo que pasa es que únicamente gestiona cantidades de mercancía entre almacenes. No te dice dónde está dentro del almacén, pero sí te dice si está en calidad o en otro sitio. Ahora no es muy fiel a la realidad porque si alguien cambia físicamente la mercancía de sitio avisa de viva voz o por e-mail al administrativo para que haga el movimiento.
- Mejor me lo pones. A partir de ahora NO permitas que ese movimiento SE HAGA en el sistema a menos que el administrativo tenga tu formato firmado por ambos responsables, el que envía y el que recibe. Evitarás descuidos, olvidos y el desfase de tiempo será menor entre el movimiento físico y el digital.
Y ten en cuenta que estoy completamente en contra de los papeles, pero cuando no hay opción, sólo tienes una opción y hay que adaptarse a las realidades que nos rodean mientras luchamos por cambiarlas.
- Otro posible punto débil que he observado en tu almacén lo constituyen las entradas que vienen de producción. ¿Cómo informas al sistema de lo que va entrando en tu almacén procedente de la producción diaria?
- No informo de ninguna manera – contestó mi amigo. El sistema considera dentro del almacén TODO aquello que se produce cada día.
- ¡Buf! Pues ahí tus stocks pueden descuadrar por muchas causas y ninguna está bajo tu control. Me dijiste que NUNCA descuadraban los stocks de piezas provenientes de producción ¿no?
- Sí te lo dije pero no es cierto. He investigado y el encargado de almacén me ha dicho que en los inventarios es lo que más descuadra. Lógico también porque es de lo que más tengo. ¡Ah! Y cuanto más pequeña es la pieza más descuadre hay.
- Vaya. Lo único que puedo aconsejarte ahí es que no permitas que en sistema entre todo directamente en el almacén sin que tú confirmes que entra. Un método sencillo es que… pero necesitas la ayuda de tus informáticos.
- Lo intentaré.
- Bien. Como decía, un método sencillo es que designes una zona bien delimitada para que los operarios de carretilla dejen las unidades de embalaje que provienen de producción todas juntas. Cuando la zona esté llena entonces tus operarios actúan. Por otro lado debes pedir a informática que cada pieza que se vaya fabricando se almacene en un listado aparte separado por unidad de embalaje y en tiempo real. De forma que puedas ver de cada referencia cuántos contendores o cajas tienes y qué cantidad lleva cada una. Cuando la zona asignada a estos contenedores esté físicamente llena, imprimes ese listado que hará las veces de albarán de entrada. El operario compara el listado con la realidad que tiene delante. Marca en el listado únicamente aquellas referencias que son OK, es decir, que están en el listado y delante de él. Ese listado lo pasa a tu administración y tu administración sólo daría entrada a aquéllos contenedores que hayan sido corroborados por tus operarios el resto no.
Por otro lado, para hacer esta operación sencilla, los informáticos deben preparar un formulario para tu administrativo, de forma que únicamente señalando aquellas líneas en ese formulario que el operario haya señalado como OK y pulsando el botón “realizar entrada” se realicen los movimientos que permitan que únicamente las líneas señaladas entren en tu almacén y el resto no.
Si dispusieras de terminales inalámbricos y etiquetas con código de barras podrías hacerlo en tiempo real pero como no es así, te propongo que lo estudies. Al final tu solución será más operativa que la mía, pero sea como sea, debes impedir que las piezas fabricadas “caigan” milagrosamente en tu almacén sin pasar por tu filtro.
- Esto último que me dices, no me parece descabellado – me soltó de repente mi amigo algo más animado – le daré un par de vueltas.
Hace tiempo que no hablo con mi amigo. Algún día me presentaré por sorpresa en su almacén para ver cómo le va.
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