Las 5S en el departamento de Almacén

Las 5 S en el departamento de almacén. Aprender a aplicar las 5 S
El porqué de las 5 s
 Las 5 s no pretenden otra cosa que mejorar la productividad, es decir, la eficiencia en cada puesto de trabajo. No es una simple cuestión de orden y limpieza.
 Todos aplicamos las 5 s sin darnos cuenta en nuestro ámbito personal. A todos nos gusta tener un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.
 Por ejemplo: la falta de las 5s se nota enseguida en una casa cuando vienen los niños. Entonces mantener las 5s en el interior del hogar se hace una tarea casi imposible.
 Aplicar las 5s es el primer paso que debe darse dentro de lo que llamamos “Mejora continua”.
Origen:Japón
Destino: El resto del mundo
(Seiri) Clasificar.
(Seiton) Orden.
(Seiso) Limpieza.
(Seiketsu) Limpieza Estandarizada.
(Shitsuke) Disciplina.

¿Qué son las 5 s?
Las 5 s son 5 palabras de origen japonés que empiezan por la letra “s”. Surgen después de la segunda Guerra Mundial de la mano de W. E. Deming y no son sino un método de trabajo. Es decir, una forma de trabajar que debe ser estándar para toda la empresa.
Este método, de aplicación rápida y sencilla, consigue alcanzar el máximo de eficiencia en los puestos de trabajo, lo que redunda en calidad más elevada, menores costos, entregas fiables, etc.
No es una simple cuestión de Organización, Orden y Limpieza, el objetivo principal de las 5 S es eliminar obstáculos que impidan una producción eficiente. Consecuencia: mayor higiene y seguridad en los procesos productivos.
Su rango de aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de montaje hasta el escritorio de una secretaria administrativa.
No tiene más.
Ni menos.
Un paso fundamental ANTES de aplicar las 5s en su almacén es el siguiente: ANTES DE EMPEZAR HAGA FOTOS DE TODO LO QUE PUEDA. CUANTO PEOR Y MÁS SUCIO SEA EL RINCÓN QUE FOTOGRAFÍE MEJOR. FOTOGRAFÍELO TODO EN DETALLE Y SOBRE TODO HAGA FOTOS GENERALES EN DONDE SE VEAN ESCENARIOS Y PUESTOS DE TRABAJO, CON PRINCIPAL ATENCIÓN A LOS DE MAYOR FRECUENCIA DE USO.
Si no lo hace no podrá demostrar ni a sí mismo ni a los demás (Dirección y Operarios) los avances que las 5s provocan en su almacén. El éxito de su proyecto de 5s puede depender de esto.
1ª “S” - (Seiri) Clasificar
Clasificar consiste en eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor. Por ejemplo, como todo el mundo sabe que en el almacén a los artículos les salen patas que provocan desplazamientos de los artículos sin intervención humana. En todo almacén desordenado que se precie siempre hay una estantería de uso frecuente por parte de los operarios, llena hasta los topes con artículos de estas características. Si pregunta usted, a buen seguro que NADIE las ha puesto allí. Pero allí están. ¿Cómo es posible? Porque a esos artículos que no estaban allí les salieron patas y se desplazaron solos. ¿Qué debemos hacer para aplicar Seiri a esta estantería?
1. Clasificar/separar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario. ¿Cómo? Muy sencillo amigos. Aplicando la “Regla del Porsi”. Escogemos de entre todos al operario más veterano. Nos lo llevamos frente a la estantería que queramos clasificar. Señalamos con el dedo un elemento de esa estantería y formulamos la siguiente pregunta: ¿Esto para qué es? Si la respuesta empieza por: “Eso es por si ((…)” No se lo piense, ese artículo es innecesario. Pero si además la respuesta viene acompañada de la coletilla “alguna vez”, “eso es por si alguna vez (…)”. No se lo piense amigo, me atrevo a aventurar que eso es directamente BASURA. El resto de elementos, que curiosamente verá usted que son los menos, son los realmente necesarios.
2. Mantener lo que necesitamos y eliminar lo que no. Siguiendo los criterios de la regla anterior, la “Regla del Porsi”
3. Recolocar los elementos que ya hemos clasificado de necesarios de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de uso con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo.
4. Organizar las máquinas y herramientas en sitios donde los cambios se puedan realizar en el menor tiempo posible. Por ejemplo si tenemos que pesar determinados elementos del almacén como rutina diaria y estos elementos son pesados y requieren de una transpaleta manual para su traslado, NO DECIDIREMOS que el lugar adecuado para dejar la transpaleta manual cuando no se use está a 400 metros de la báscula de pesaje. O por ejemplo: si el retractilado con film estirable de los palés requiere un sellado final con precinto, NO COLOCAREMOS la herramienta precintadora y el precinto en lo más alto de la más alta estantería, sino junto a la máquina retractiladora. Exactamente igual que los recambios de film.
5. Eliminar elementos que afectan al funcionamiento de los equipos y que pueden conducir a averías.
6. Eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a errores de interpretación o de actuación. Como esos carteles que quedan en las paredes durante años y que nos dan indicaciones de unidades de embalaje completamente en desuso de clientes que ya no trabajan con nosotros.
Para implantar SEIRI se siguen los siguientes pasos:
 Identificar elementos innecesarios
 Registro de elementos innecesarios. MUY IMPORTANTE. Hacer una lista con aquéllos elementos que son innecesarios.
 Hacer uso de las tarjetas de color. En internet encontrarás multitud de formatos de tarjetas de colores rojo, amarillo, etc. (lo habitual es usar sólo el rojo) que puedes utilizar para identificar los diferentes grados de utilidad de algunos elementos y la decisión que sobre ellos se ha tomado. Una tarjeta roja debe recopilar como mínimo los siguientes datos: fecha, nombre del artículo, cantidad, localización, razón o motivo, nombre del que realiza la tarjeta, decisión que se toma con el elemento, fecha de cumplimiento de esta decisión y valor de la referencia si se conoce.
 Plan de acción para cada problema para retirar los elementos innecesarios. Un plan de acción es un listado que debe recoger:
 La descripción del problema.
 Las acciones que se vana tomar para su resolución.
 Responsable/s asignados para llevar a cabo dichas acciones.
 Porcentaje de evolución de resolución del problema:
 25% - problema definido
 50% - acción a tomar definida y responsables asignados
 75% - acción en marcha
 100% - problema resuelto
 Fecha inicio, fecha prevista de fin del problema, fecha real de fin de problema.
Al implantar Seiri se obtiene una clara mejora en el control visual de los elementos de trabajo, materiales en proceso y producto final. Mejora el flujo suave de los procesos y esto se logra gracias al control visual. La calidad del producto se mejora ya que los controles visuales ayudan a prevenir los defectos. Es más fácil identificar las áreas o sitios de trabajo con riesgo potencial de accidente laboral, el personal de oficina puede mejorar la productividad en el uso del tiempo.
2ª “S” - (Seiton) Orden
Ordenar significa tener un sitio para cada cosa y que cada cosa esté en su sitio. Los elementos que hemos clasificado de “necesarios” hay que organizarlos. El objetivo último es poder encontrarlos con facilidad.
 Identificar cada sitio asignado a cada elemento usado en el trabajo diario para facilitar su acceso y retorno. Una vez asignado el lugar correcto para la precintadora colocar un cartel en ese sito que ponga “precintadora”.
 Lo mismo para los elementos que se emplean con poca frecuencia.
 Debemos ubicar en un lugar adecuado que no entorpezca la actividad diaria todo aquello que no se usará en el futuro. Por adecuado se entiende un lugar que tengamos controlado pero no en primera línea de trabajo, es decir, NO con los productos de alta rotación por ejemplo. Si tenemos almacén de obsoletos ése es un buen lugar.
 En los lugares que se considere necesario (como las máquinas) podemos mejorar el entorno con ayudas visuales que faciliten la identificación de los elementos. Zonas de baterías, ubicaciones de las transpaletas manuales o las carretillas, agua destilada, escaleras, etc. Fotos que indiquen los pasos a seguir para el llenado de la batería y cosas así.
Para implantar Seiton:
 Debemos identificar cada ubicación. Cada lugar asignado, cada mesa, cada impresora, cada elemento fijo en el suelo, máquinas, estanterías, taquillas, toda posición de estos elementos y demás elementos de esta naturaleza deberán estar marcadas en el suelo con líneas amarillas que delimiten su ubicación. Si tenemos ubicaciones fijas en las estanterías para determinados elementos debe estar identificadas con carteles también.
 Debemos ubicar cada cosa en su sitio y preocuparnos de que todos sepan qué sitios son.
 Codificación por colores. Las zonas pueden delimitarse con líneas en el suelo como hemos comentado antes y dichas líneas en ocasiones (si la normativa lo permite) pueden marcarse con diferentes colores.
 Identificar los colores, es decir, que todo el mundo sepa qué significa cada color.
3ª “S” - (Seiso) Limpieza.
En líneas generales significa eliminar con los medios adecuados en cada caso y a nuestro alcance, todos los focos de suciedad.
 Recoger, y retirar lo que estorba.
 Limpiar con un trapo o brocha.
 Barrer.
 Desengrasar con un producto homologado.
 Cepillar, lijar y pintar si es preciso.
 Rastrillar, aspirar.
Con SEISO se consiguen los siguientes beneficios:
 Aumentar la vida útil del equipo e instalaciones.
 Menor probabilidad de contraer enfermedades.
 Menor número de accidentes.
 Mejor aspecto en general.
 Evitar mayores daños a la ecología.
Pasos de implantación:
 Primera jornada de limpieza. Normalmente se hace en fines de semana a costa de horas extra porque suele ser muy costosa en tiempo y esfuerzo.
 Planificar el mantenimiento de la limpieza. Esta es la parte más importante porque garantizará o no, su mantenimiento a lo largo del tiempo.
 Preparar el manual de limpieza, con las normas y pasos a seguir intentando reflejar el nivel de limpieza que debemos alcanzar. No pida imposibles del estilo quiero ver mi cara reflejada en el suelo, nunca olvide que está usted en un almacén.
 Preparar elementos para la limpieza. Si no equipamos adecuadamente a nuestros operarios NO LIMPIARÁN CORRECTAMENTE O SIMPLEMENTE NO LIMPIARÁN.
 Implantación de la limpieza. Recomiendo un plan de acción permanente identificando al máximo detalle posible, quién (nombre y apellidos) debe limpiar qué zona y qué día de la semana, a qué hora y con qué frecuencia. Recomiendo siempre que sea posible a primera hora, antes que la vorágine del trabajo sirva como excusa para saltarse la tarea.
4ª “S” – (SEIKETSU) Limpieza estandarizada.
Estandarizar es preservar altos los niveles alcanzados de organización, orden y limpieza. Esto se consigue asignando trabajos y responsabilidades. Integrando las acciones Seiri, Seiton y Seiso en los trabajos de rutina.
En resumen:
¡MANTENER CONSTANTEMENTE EL ESTADO DE ORDEN, LIMPIEZA E HIGIENE DE NUESTRO SITIO DE TRABAJO!
¿COMO?
 Supervise que se está limpiando con la regularidad establecida.
 Haga que su personal mantenga todo en su sitio y en orden. Mientras se trabaja es normal cierto nivel de desorden, pero en cuanto la tarea termina debe quedar todo recogido conforme a Seiri y Seiton.
 Establezca procedimientos y planes de acción para mantener el orden y Limpieza. Un buen sistema es hacer que quien estropea o ensucia sea el que luego debe arreglar y limpiar aquello que ensució. Si es un ensuciador misterioso, asigne zonas a personas sin más y lo estropee quién lo estropee pídale cuentas al responsable. El ensuciador misterioso desaparecerá igual de misteriosamente que apareció y a corto plazo.
EJECUCIÓN DE LA ESTANDARIZACIÓN
 En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando estándares a la practica de las tres primeras “S”.
 Con la repetición se Crean los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones. Se estabiliza el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas anteriores.
 Otorgue cierta entidad a sus acciones y propuestas, convoque una reunión de las 5s para ratificar todo lo que se ha realizado y aprobado anteriormente. Haga participar a sus operarios, escuche sus ideas.
 Haga un balance de esta etapa y una reflexión sobre los elementos encontrados para poder darle una solución. Insisto haga participar a sus operarios, escuche sus ideas.
Beneficios:
 Si guarda el conocimiento producido durante años podrá valorar la evolución de su almacén gracias a las 5s. Recuerde las fotos que hizo usted de la situación inicial de su almacén. Si no realiza fotos del antes y el después no podrá hacerlo. Es ser humano olvida pronto y se acostumbra enseguida a lo bueno.
 Se mejora el bienestar y el orgullo del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente.
 Se evitan obstáculos por falta de orden y limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios.
5ª “S” – (Shitsuke) Disciplina
Beneficios:
 Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa.
 La disciplina es una forma de cambiar hábitos.
 Se siguen los estándares establecidos y existe una mayor sensibilización y respeto entre compañeros.
 La moral en el trabajo se incrementa.
 Los niveles de calidad aumentan debido a que se han respetado íntegramente los procedimientos y normas establecidas.
 El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegar cada día.
En este punto de la disciplina déjeme que le dé un consejo. Disciplina es una palabra peligrosa si no se sabe aplicar. Disciplina hoy en día no tiene nada que ver con la disciplina que se aplicó en los manípulos de las legiones romanas. Sin embargo sin disciplina usted NO TIENE NADA.
Una buena forma para disciplinar hoy día es la “competición”. Si hace todo lo que ha leído en este artículo podrá permitirse hacer auditorías, o controles, de que todo se hace correctamente. Divida su personal en dos o más equipos, asígneles zonas diferentes del almacén para el cumplimiento de las 5s, establezca un sistema de evaluación que pueda usted plasmar por escrito, reúna a su personal, exponga este criterio de evaluación de forma que todos y todas lo compartan y luego evalúe. Por ejemplo, usted tiene dos equipos el equipo amarillo y el equipo azul:
AUDITORÍA REALIZADA POR: Fecha:
Zonas a auditar: Las correspondientes al equipo azul SEGÚN Lay Out del tablón 5s
LÍDER: XXXXXX
SE TACHA LA QUE CORRESPONDA
No respetado Respetado < 10% Respetado > 10% Respetado > 50% Respetado > 90%
ZONA 1 2 3 4 5
1 Pasillos despejados
1 Suelo limpio
1 Rayas del suelo visibles
1 Carteles bien colocados (la mercancía corresponde a lo que reseña el cartel)
1 Carteles legibles
1 Hojas de relleno de agua en baterías cumplimentada y actualizada
2 Pasillos despejados
2 Suelo limpio
2 Rayas del suelo visibles
2 Mercancía completamente dentro de la línea

Previamente en un Lay out (plano) usted habrá decidido qué zonas deben asignarse y auditarse al equipo azul. Valore cada cuadrado de este formulario y al final sume los puntos. El que más puntos obtenga gana. Felicite a los ganadores. Recalque a ganadores y no ganadores los puntos que hayan sacado menor puntuación para que sepan dónde deben hacer hincapié para la próxima auditoría. Ponga fecha a esa nueva auditoría y cúmplala. Todo el mundo querrá ser felicitado y se esforzará por ser el receptor de las felicitaciones la próxima vez trabajando en los puntos que les hayan salido más bajos de puntos. Parece una tontería pero si se sane llevar funciona.
Verá que no he puesto en ningún momento “reprenda a los que no ganen”. Mucho cuidado con esto porque puede usted causar la reacción contraria a la que desea. Y si audita usted mismo, sea justo, no atienda a favoritismo o perderá la confianza de los suyos en el sistema y perderán el interés ya que verán que hagan lo que hagan siempre gana “su favorito”. Una forma de evitar favoritismos es hacer que un equipo audite las zonas de otro. Que se auditen entre sí. De esta forma además ven con sus propios ojos qué hacen mejor los otros equipos y qué no hacen mejor.
Convoque reuniones de 5s y que todos expongan sus soluciones para determinados problemas de forma que otros las aprendan y apliquen.
Poner a la gente a competir de forma sana y saludable, sin fomentar las rivalidades, puede ser muy productivo para usted y su Compañía.

¿Por dónde empiezo? (Parte II de II)

Observé la cara de mi amigo mientras me dedicaba a dar unos deliciosos mordiscos a mi bocadillo. No se le veía de muy buen humor. Supongo que pensaba en cómo creemos a veces que son las cosas y en como la realidad se empeña en sorprendernos, mostrándonos cómo son de verdad. La molesta y deprimente diferencia entre la teoría y la praxis. Mi amigo se quedó un rato en blanco, con la mirada perdida en las migas de pan que reposaban en su plato y que se desprendían de su crujiente bocadillo. Masticó nervioso cada bocado hasta que terminó de engullir todo su almuerzo. ¡Qué forma de comer! Acto seguido alargó la mano hasta el centro de la mesa, cogió unos cacahuetes que nos habían servido sobre una pequeña bandeja de loza blanca y mientras los pelaba, al fin rompió el silencio.
- Estas cosas me preocupan.
- ¿Por qué? – inquirí.
- Porque crees que lo tienes todo hecho, cuentas con que la gente tiene experiencia y profesionalidad, que sabe lo que tiene que hacer y sin embargo… Cada día descubres un gazapo nuevo. Tú lo has visto igual que yo. ¿Dónde se ha visto que un camionero llega a tu almacén se deje los paquetes donde a él le venga en gana, se selle el albarán y se marche?
- Pues en muchísimas partes. ¿Y…? – como mi amigo puso cara de no entenderme en absoluto y guardó silencio, decidí continuar con la conversación –. Mira, voy a ir directo al grano.
- Vale.
- Debes tener controladas TODAS las entradas a tu almacén, sea cual sea su origen. Eso significa que debes ejercer un férreo control sobre ellas. Y NO me refiero en absoluto a que sepas de memoria qué es lo que entra en tu almacén. Primero una simple llave que funcione en ese cajón, el que guarda el sello de entrada, es más que suficiente para que ejerzas un control absoluto sobre ese particular. Es decir 2 ó 3 € de gasto en un bombín nuevo pueden ahorrarte horas y horas de trabajo por una entrada mal sellada. Debes establecer un único responsable de esa llave y debes responsabilizarle de que esa llave NO ESTÉ puesta cuando no haya personal de almacén para utilizarlo. Así mismo debes determinar que jamás bajo ningún concepto debe utilizarse el sello SIN ANTES verificar el número de bultos teóricos con los reales. Y para eso ni hace falta una gran inversión, ni grandes tecnologías. Me dijiste que todos los procesos de tu almacén eran manuales, es decir que una vez sellado el albarán, alguien físicamente deberá llevarlo a administración para que lo introduzca en el sistema. ¿Correcto?
- Sí. Cada vez va uno de los operarios.
- Bien pues que sea siempre el mismo. Nombra uno. Con nombre y apellidos. Que sea el único responsable de hacer llegar a administración esos albaranes y que lo haga siempre a la misma (o las mismas) hora. Elige que el reparto se haga en horas clave, por ejemplo justo nada más volver de almorzar. Si lo crees conveniente, hasta que se convierta en una rutina, hazle una cuadrícula en la que se “registre” cada vez que entrega albaranes. Muy sencilla, Fecha, hora, nombre de pila y firma. Que todo el mundo vea que supervisas esa hoja de vez en cuando y pides explicaciones cuando no se cumplimenta. Cuando al fin, a base de repetir y repetir lo mismo hayas implantado un nuevo hábito de trabajo, la hoja será cada vez más innecesaria.
Por otro lado seguro que hay un desfase de tiempo enorme entre que la mercancía entra físicamente y el momento en que se da de alta en el sistema. Ese tiempo sea el que sea debe reducirse. Lo ideal es hacerlo entiempo real pero como de momento no tienes esa posibilidad, te sugiero otra cosa. Averigua si el procedimiento de introducción de los albaranes que entregas en administración es complicado. Seguramente no lo será. Casi seguro que será abrir la pantalla de los pedidos pendientes de recibir, seleccionar el número que el proveedor reseña en su albarán y pulsar OK si está todo correcto o bien modificar las líneas que sea necesario. Apuesto a que la mayoría de albaranes serán OK 100%. Bien si colocas un ordenador en el almacén e instruyes a uno de tus operarios de que se encargue de esta labor consigues varias cosas:
• Que la mercancía esté disponible para la venta casi en tiempo real.
• Descargas de trabajo al administrativo que lo hace ahora.
• Motivas al operario en cuestión, ya que adquiere nuevas responsabilidades.
• Tendrás un contacto único para las comprobaciones que sean necesarias en este campo.
• En general tendrás el control total sobre el proceso de entradas de mercancía externa.
Las cosas se hacen porque hay gente instruida y motivada para hacerlas. Si no tienes gente, o no les das medios, las cosas, las tareas, los controles, etc., simplemente no se harán.
Esta persona que asignes se preocupará y mucho por tener a buen recaudo el sello de entradas que sólo puede utilizar él, se encargará de tener los albaranes bien controlados y bajo llave en el cajón cuando no esté, avisará si la cerradura del cajón se estropea, comprobará in-situ que el albarán coincide con la mercancía física, en definitiva llevará el control de las entradas.
Otro dato, el departamento de calidad. Me dijiste que el departamento de calidad saca piezas NOK e introduce piezas OK en tu almacén. ¿Correcto?
- Correcto.
- Bien supongo que si una pieza o serie de piezas es defectuosa las saca del almacén para revisarlas, retrabajarlas o destruirlas y un vez termina la selección o el retrabajo, las introduce de nuevo en el almacén.
Esa parte debes controlarla también. La técnica es muy parecida. Nombra un responsable de la recepción de las piezas procedentes de calidad, no hay inconveniente en que sea la misma que reciba la mercancía de proveedores. Casi que convendría que fuera la misma así especializas a un operario en ENTRADAS del tipo que sean. PERO al tiempo debes acordar con el departamento de calidad que UNA sola persona sea tu contacto para este tipo de acciones. De forma que de 1 a 1 esos dos responsables hablen entre sí y se encarguen de que los trámites se cumplan.
Esto es una entrada más y como tal debe tratarse, ya que NO dispones de sistema informático que te apoye, debes acudir a rutinas y tareas muy establecidas, uniformes y repetitivas que conozca todo el personal y que además debes implantar tú. Obliga a que haya intercambio de papeles aunque sea entre departamentos. Que el responsable de calidad elabore un albarán de salida de su almacén y lo entregue a tu responsable. Crea un formato para ese albarán que pueda rellenarse a mano e implique la firma del que entrega y del que recibe. Luego lo clasificas, lo guardas y al cabo de dos mese si no ha habido incidencias los tiras. Así si hay algún problema siempre puedes acudir a esos papeles. Pero al mismo tiempo no los acumula innecesariamente.
- Bueno – me interrumpió mi amigo – en realidad sí tenemos sistema informático lo que pasa es que únicamente gestiona cantidades de mercancía entre almacenes. No te dice dónde está dentro del almacén, pero sí te dice si está en calidad o en otro sitio. Ahora no es muy fiel a la realidad porque si alguien cambia físicamente la mercancía de sitio avisa de viva voz o por e-mail al administrativo para que haga el movimiento.
- Mejor me lo pones. A partir de ahora NO permitas que ese movimiento SE HAGA en el sistema a menos que el administrativo tenga tu formato firmado por ambos responsables, el que envía y el que recibe. Evitarás descuidos, olvidos y el desfase de tiempo será menor entre el movimiento físico y el digital.
Y ten en cuenta que estoy completamente en contra de los papeles, pero cuando no hay opción, sólo tienes una opción y hay que adaptarse a las realidades que nos rodean mientras luchamos por cambiarlas.
- Otro posible punto débil que he observado en tu almacén lo constituyen las entradas que vienen de producción. ¿Cómo informas al sistema de lo que va entrando en tu almacén procedente de la producción diaria?
- No informo de ninguna manera – contestó mi amigo. El sistema considera dentro del almacén TODO aquello que se produce cada día.
- ¡Buf! Pues ahí tus stocks pueden descuadrar por muchas causas y ninguna está bajo tu control. Me dijiste que NUNCA descuadraban los stocks de piezas provenientes de producción ¿no?
- Sí te lo dije pero no es cierto. He investigado y el encargado de almacén me ha dicho que en los inventarios es lo que más descuadra. Lógico también porque es de lo que más tengo. ¡Ah! Y cuanto más pequeña es la pieza más descuadre hay.
- Vaya. Lo único que puedo aconsejarte ahí es que no permitas que en sistema entre todo directamente en el almacén sin que tú confirmes que entra. Un método sencillo es que… pero necesitas la ayuda de tus informáticos.
- Lo intentaré.
- Bien. Como decía, un método sencillo es que designes una zona bien delimitada para que los operarios de carretilla dejen las unidades de embalaje que provienen de producción todas juntas. Cuando la zona esté llena entonces tus operarios actúan. Por otro lado debes pedir a informática que cada pieza que se vaya fabricando se almacene en un listado aparte separado por unidad de embalaje y en tiempo real. De forma que puedas ver de cada referencia cuántos contendores o cajas tienes y qué cantidad lleva cada una. Cuando la zona asignada a estos contenedores esté físicamente llena, imprimes ese listado que hará las veces de albarán de entrada. El operario compara el listado con la realidad que tiene delante. Marca en el listado únicamente aquellas referencias que son OK, es decir, que están en el listado y delante de él. Ese listado lo pasa a tu administración y tu administración sólo daría entrada a aquéllos contenedores que hayan sido corroborados por tus operarios el resto no.
Por otro lado, para hacer esta operación sencilla, los informáticos deben preparar un formulario para tu administrativo, de forma que únicamente señalando aquellas líneas en ese formulario que el operario haya señalado como OK y pulsando el botón “realizar entrada” se realicen los movimientos que permitan que únicamente las líneas señaladas entren en tu almacén y el resto no.
Si dispusieras de terminales inalámbricos y etiquetas con código de barras podrías hacerlo en tiempo real pero como no es así, te propongo que lo estudies. Al final tu solución será más operativa que la mía, pero sea como sea, debes impedir que las piezas fabricadas “caigan” milagrosamente en tu almacén sin pasar por tu filtro.
- Esto último que me dices, no me parece descabellado – me soltó de repente mi amigo algo más animado – le daré un par de vueltas.

Hace tiempo que no hablo con mi amigo. Algún día me presentaré por sorpresa en su almacén para ver cómo le va.