CONTROLA TUS ENTRADAS
Parece un anuncio de crece pelo. ¡Pero no! Es la respuesta a la pregunta que más me han hecho en e-magister. La pregunta es “Me acaban de hacer encargad@ de un almacén (bodega) de XXXXX (herramientas, repuestos de automóvil, etc.). Veo que hay mucho por hacer, todo está fuera de su sitio… ¿por dónde puedo empezar?”
Tranquil@ no estás sol@ en el mundo. Es exactamente la misma sensación que tienen todos los que se enfrentan a una situación de “entorno desorganizado” como puede ser un almacén que está a punto de colapsarse. Bueno… debes estar content@ porque si no fuera así NO TENDRÍAS TRABAJO.
Dicho esto queda claro que en mi opinión lo primero que un Encargado de Almacén debe tener perfectamente controlado son las ENTRADAS en su almacén. ¿Tienes tú controlado todo lo que entra? Por controlado no me refiero a que tú sepas perfectamente por dónde entra la mercancía sino más bien a si lo tienes registrado, si mantienes una trazabilidad.
Te voy a contar una historia que me ocurrió hace poco. Conversaba desenfadadamente con un amigo mío que está cargo de un almacén de producción del sector industrial. Este almacén está saturado de procesos manuales y la empresa decidió “modernizar” un poco su gestión. Para ello contaron con mi amigo. Él, al ver la que se le avecinaba me pidió consejo.
- ¿Estás seguro de que en tu almacén están las entradas controladas? – pregunté interesado.
- Sí desde luego, todo lo que entra se registra diligentemente– respondió con un tono algo condescendiente –. Juan… hasta ahí llegamos, sabemos lo que hacemos
- Bueno, bueno, perdone usted – bromeé – pero, si eso es así, dime por favor ¿qué tipos de mercancías entran en tu almacén?
- Pues, por un lado lo que gestiona Compras y aprovisionamientos, es decir, la materia prima y los componentes necesarios para fabricar. Por otro lo que fabricamos, esto es producto semi-terminado y producto ya terminado apto para la venta. Déjame pensar… También almacenamos producto NOK (no OK, es decir, con defecto y no apto para la venta) que está en el almacén esperando que Calidad decida su destino porque, aunque el departamento de Calidad tiene su propio almacén, allí a veces no les cabe. Por último también entran materiales que no son para almacenar sino que son necesarios para fabricar como colas, aceites para las máquinas, etc.
Me concedí unos momentos para pensar antes de decirle:
- Creo que puedo demostrarte que NO TODO lo que entra en tu almacén está tan controlado como tú crees.
- ¿Cómo?
- Muy sencillo. Tengo claro que sabes (o controlas) todo lo que entra por la puerta. Esto es evidente y no tengo nada que decir al respecto PERO de ahí a que lo tengas controlado puede haber un mundo. Una pregunta más. ¿Has tenido acceso a los datos de tu último inventario? ¿Hubo descuadres? ¿Tuviste que hacer ajustes?
- Sí, claro que vi los datos y claro que hubo descuadres. Tuvimos que hacer ajustes al alza en algunos productos y a la baja en otros.
- Bien, cuando tengas un momento mira detenidamente los datos de ese último inventario. Necesito que me digas si existe alguna característica común en los que más descuadres te hayan producido, bien al alza o la baja. Por ejemplo los diez que mas descuadre tienen. Pero sepáralos en “Mayor descuadre en Euros” y “ Mayor descuadre en Unidades”. Por otro lado. ¿Podrías decirme quién “introduce” material en tu almacén? Me refiero físicamente.
- Pues… a ver… los transportistas, por ejemplo, tanto de proveedores como de subcontratas. Los de mensajería también cuando traen algunas muestras. Si calidad ha sacado algún defecto en una pieza y se la lleva a revisar, también introduce en mi almacén las piezas buenas. Tenemos otro almacén en otra localidad cercana a la fábrica, que a veces también nos manda piezas que le sobran o que son defectuosas. Creo que ya está…
- Se te olvida uno – le dije algo estupefacto.
- No, no se me olvida nadie. Están todos. A mí por la puerta de almacén sólo me llega mercancía de donde ya te he dicho.
- Seguro que se te olvida uno. Piénsalo y verás.
Pasados unos segundos interminables y con cara de pocas ganas de adivinanzas mi amigo por fin explotó.
- ¡A ver quién o qué me falta! – inquirió.
- TE FALTA LA PRODUCCIÓN. Quién si no representa el 90% del material que tienes almacenado. LO QUE FABRICAS TODOS LOS DÏAS.
- ¡Ah sí pero eso no descuadra NUNCA (una palabra que el mundo empresarial debería estar prohibida por ley) es IMPOSIBLE (una palabra que en el mundo empresarial debería haberse extinguido hace décadas). ¿No ves que conforme se va fabricando automáticamente, entra en almacén? Eso nunca da problemas.
Entonces , durante unos instantes, el que se quedó mudo y pensativo fui yo. Me quedé mirando a mi amigo y (debo admitir que con algo de suficiencia que no pude evitar) le dije:
- Déjame repasar los procedimientos de entrada de tu almacén según tú me los has relatado y si me equivoco en algo me corriges ¿De acuerdo?
- De acuerdo – respondió.
- Bien. Vamos a ver me has contado que en tu almacén TODO se hace de forma manual. De hecho te han contratado precisamente para que cambies ese punto del almacén ya que los procesos manuales conllevan mucho sobrecoste y demasiado tiempo físico. Esto está ralentizando el avance de algunos proyectos de crecimiento de la empresa entera. Tienes suerte por lo menos tienes alguien en la empresa que se ha dado cuenta del sobrecoste de los procesos manuales. Hay empresas que nacen y mueren sin siquiera reparar en ello. Pero bueno, que me desvío del tema, entonces recopilando; cuando un transportista llega a tus instalaciones, entrega el albarán a un operario, que lo coteja con la mercancía física. Luego esa hoja con el OK del operario pasa a un administrativo que lo introduce en el sistema informático. Luego lo pasará a contabilidad para que ésta a su vez pague al proveedor o subcontratista. ¿Es así?
- Así es.
- Perfecto. Por otro lado me dices que Calidad, cuando detecta algún defecto se lleva el total de piezas y te devuelve, sólo las buenas. Además otro almacén de tu misma empresa te puede devolver piezas, que previamente le has expedido, porque tiene un exceso o porque necesita un re-trabajo o por la causa que sea. Bueno pues ahora dime si alguno de estos casos que voy a contarte es IMPOSIBLE que se dé en tu empresa. Todos son casos reales que he visto con mis propios ojos:
“Un lunes por la mañana, a la hora de almorzar, un transportista que te trae materia prima se presenta en tus instalaciones. Como lleva ya diez años viniendo a tu empresa a traer siempre lo mismo y aunque no haya nadie para atenderle, no le hace falta. Coloca el camión en posición, entra por recepción saludando a los que allí se encuentran, accede al almacén, abre la puerta del muelle y acciona la rampa. Busca y encuentra el traspalé manual, se descarga la mercancía sin que nadie de tu personal lo supervise. En la mesa del responsable de entradas encuentra sin vigilancia el sello que se utiliza para sellar los albaranes como siempre. Ni corto ni perezoso coge el sello y se conforma los albaranes de HOY (correspondientes al material que te acaba de traer) y te deja tu copia también perfectamente sellada. PERO ya que estamos y ya que la ocasión la pintan calva, se sella un albarán de ayer, correspondiente a un material que NO TE HA ENTREGADO porque lo golpeó en el transporte por una negligencia suya y que lleva en el fondo del camión, por si acaso. De ese albarán sellado no te dejará copia a ti. El caso es que como sabe que vosotros cuando veis la caja muy deteriorada no la descargáis y en ese momento NO HAY NADIE SUPERVISANDO, se pone el sello en el albarán y listo. Luego tirará la mercancía donde a él le parezca o se la quedará si le resulta útil. De hecho es premeditado, ha ido precisamente a la hora de almorzar porque ya sabía que podría evitarse comerse ese marrón de la mercancía golpeada. Además se permite el lujo de subir a las oficinas y charlar un rato con esa chica jovencita tan guapa que como es “la nueva”, aguanta todo lo que le echen. Se despide de todo el mundo con su desparpajo habitual y se marcha dejándose la rampa recogida PERO la puerta del muelle abierta. A la salida se cruza con un pequeño transporte de un operador logístico que entra y trae un paquete de poco volumen. En esta ocasión el transportista es un chico joven con mucha prisa por terminar el reparto de la mañana. Es nuevo y quiere causar buena impresión a sus jefes. Encuentra el muelle abierto y todavía sin vigilancia ya que sigue siendo la hora de almorzar y todo el mundo está en el bar. Mira a un lado, mira al otro y gente que le atienda no ve, PERO descubre casualmente el SELLO que el anterior transportista ha dejado sobre la mesa del responsable de las entradas. Es un sello con el logo de la empresa bien visible y la fecha de hoy así que no tiene dudas acerca de lo que puede hacer con él. De nuevo se conforma su albarán y te deja en la mesa del encargado de recepciones el paquete. Justo nada más dejarlo ve pasar por allí un chico bien vestido con unos papeles en la mano y le llama: ¡Perdone, perdone! ¿Conoce usted al responsable de aquí? Dígale por favor que le dejo esto aquí en la mesa. ¿Vale? Gracias. El interpelado le responde que sí que lo conoce pero que no lo deje ahí el paquete sino allí. Y le señala un palé algo más apartado lleno de cajas muy similares a la que él ha traído, pero que está unos metros más allá. El joven transportista con sus papeles ya sellados, lo hace encantado y se marcha dejando de nuevo el muelle abierto, que es como se lo encontró.
El martes a eso del cambio de turno uno de los carretilleros que, no es de almacén, pero te lleva al almacén las piezas ya producidas tiene un pequeño incidente. Le quedan escasos veinte minutos para acabar su jornada y está pensando más en el hambre que tiene que en el trabajo. Saltándose las medidas de seguridad establecidas (para acabar antes) lleva apilados sobre las palas de la carretilla cuatro contenedores llenos de piezas en lugar de el máximo establecido de tres. Al tomar una curva, de forma inesperada se cruza un peatón en su trayectoria y le obliga a dar un frenazo para no atropellarlo. Esto provoca que la pila de contenedores se incline demasiado y se caiga. A los tres contenedores de abajo no les ocurre nada, simplemente se caen y habrá que recogerlos PERO al cuarto, debido a la intensidad del golpe, se le abre la tapa. Las piezas se desparraman por el suelo y casualmente era un contendor lleno hasta arriba de esas piezas tan pequeñas y frágiles que se marcan con mirarlas. Al carretillero la cara se le descompone sólo de pensar en las consecuencias. Se ha saltado las normas de seguridad y ha estropeado un material caro e irrecuperable. Quizá sea incluso urgente y no haya tiempo para fabricar más, es decir, encima la empresa puede quedar mal con algún cliente por su negligencia. Con la cara descompuesta y ayudado por otros compañeros, a los que también alguna vez les ha ocurrido algo parecido y entienden el desconsuelo de su compañero, ponen en pie el contenedor y siguen el criterio de selección de piezas “dentro-fuera”. Las piezas que todavía están dentro del contenedor son piezas OK y las que han caído fuera, son piezas NOK. Todos colaboran para recoger rápidamente, con escoba y recogedor, las piezas NOK esparcidas por el suelo y tirarlas al contenedor del plástico, tapándolas convenientemente con bolsas y restos plásticos de todo tipo. Nadie dirá nada del incidente. Nadie ha visto nada. El carretillero, que por cierto es uno de los que menos veces se ha visto envuelto en ninguna incidencia, además deja el contenedor medio lleno de piezas en un lugar de tu almacén donde sabe que sus compañeros carretilleros de almacén del otro turno lo verán pero no inmediatamente porque no es su lugar habitual. Así ocurre. Unas tres horas después de comenzar el turno de tarde un carretillero descubre el contenedor maldito. El encargado pregunta que quién ha dejado eso allí en un lugar que no es el habitual. Como siempre nadie ha sido, algunos dicen que los carretilleros del otro turno han salido corriendo sin colocarlo en su sito, otros dicen que lleva allí desde ayer, la mayoría no sabe nada. Finalmente uno de los carretilleros con más experiencia y que lleva la mosca detrás de la oreja se fija más atentamente en el contenedor y observa que la tapa no está del todo bien colocada y el contenedor lleva rascones en uno de los laterales. Decide abrirlo para ver qué es lo que hay dentro y para su sorpresa, descubre que el contenedor no está lleno del todo. La pregunta es: ¿Cuántas piezas faltan? Van a la báscula y pesando el contenedor comprueban que faltan aproximadamente 2000 piezas. Con un rotulador permanente rectifican la cantidad en la etiqueta que lleva pegada el contenedor, sobre todo con la intención de evitar enviar al cliente menos piezas de las que pida llegado el momento y que encima les caiga una buena. Posteriormente ubican el contendor, esta vez sí en su lugar habitual y todo el mundo continúa con sus tareas.
- ¡Menuda historia me estás contando! – me cortó mi amigo sonriendo y dándome una palmadita paternal en el hombro – Si eso ocurriera de verdad en mi empresa la mitad de los que intervienen en esos procesos estarían despedidos y la otra mitad sancionados, eso es IM-PO-SI-BLE que ocurra hombre – y siguió riéndose – .
- Y no te he contado aún la parte en la que interviene Calidad y tu “otro almacén” – repliqué algo molesto, la verdad, no puedo evitar molestarme un poco cuando escucho la palabra “imposible” y más cuando se habla de evidentes pifias en los procesos.
- Bueno, bueno – continuó mi amigo aún con una sonrisa de suficiencia en la cara–. No va a hacer falta. Desde luego, no pierdes facultades, sigues teniendo mucha imaginación. Dime en qué concluye todo eso por favor.
- Pues concluye de la siguiente manera – y debo admitir que estuve a punto de dar media vuelta y marcharme, pero tampoco podía permitirme enojarme mucho pues como admití al principio, el primero que usó un tono algo prepotente al principio de la conversación fui yo – , si te parece bien y tienes tiempo, mañana a la hora de almorzar me paso por tu empresa y así no hablo sobre cosas que me hayan pasado a mí sino sobre incidencias que vea que están ocurriendo en tu almacén. ¿Te parece?
- Me parece muy bien. Almorzamos con los del turno de mañana a las 9:30.
Nunca dejarán de sorprenderme las casualidades que la vida nos presenta. Me presenté exactamente a las 9:29 minutos en la recepción de la empresa donde trabaja mi amigo. El vigilante de la entrada le avisó de mi llegada pero justo en ese momento, mi amigo estaba metido de lleno en un asunto importante y dio instrucciones al vigilante para que me acompañara a la sala de espera y así lo hizo. Pasó el tiempo y cuando llevaba ya 15 minutos esperando allí sentado, empecé a aburrirme. Me levanté de la silla y decidí explorar un poco la empresa donde me encontraba por mi cuenta. El mostrador de recepción estaba “desierto” (cosas de la crisis) así que como nadie me vigilaba, me dirigí andando hacia una puerta que tenía pegado con celo un cartel en DIN A4 impreso a todo color donde podía leerse: SÓLO PERSONAL AUTORIZADO. Sin hacer caso del cartel y como si llevara haciéndolo toda la vida, atravesé aquella puerta (que estaba abierta) y accedí directamente a la nave de producción. Allí el ruido y el calor lo invadían todo. A la primera persona que vi con botas de seguridad le pregunté dónde estaba el almacén y si me podía indicar cómo llegar allí. El aludido en cuestión era un chico alto, joven y muy delgado. La empresa tenía un tamaño más que considerable así que el interpelado tuvo que darme muchas indicaciones pero al final conseguí enterarme bien hacia dónde dirigirme. Me crucé nada más que con un par de operarios más. Nadie me preguntó nada o intentó detenerme mientras caminaba por dentro de la fábrica hacia el almacén, al que accedí sin problemas. Una vez allí me percaté de que no había nadie trabajando y las carretillas estaban paradas. Aún quedaban 10 minutos para que acabara la media hora de almorzar así que, de nuevo, esperé.
Estuve completamente solo en el almacén los 10 minutos que faltaban para que terminara la hora del almuerzo. Terminados esos 10 minutos empezó a volver la gente con sus palillos de dientes en la boca. Al primero que tuve cerca le pregunté por el encargado y dio la casualidad de que era él mismo. Le cité el nombre de mi amigo y le indiqué que venía de parte de él y que si le importaba que le esperara ahí donde me encontraba. Me dijo que no había ningún problema. No tuve que esperar mucho, un instante después de hablar con él apareció mi amigo muy sonriente y hambriento porque no había podido almorzar todavía.
- ¡Hola perdido! ¡Llevo buscándote un rato por toda la empresa! – exageró.
- El vigilante me ha acompañado a recepción tal y como tú le has indicado pero luego yo, cansado de esperar, me he escapado. Disculpa…
En ese momento levanté la mano y llamé con un grito al encargado de almacén.
- Disculpe. Perdone ¿Cómo se llama usted? – quise saber.
- Me llamo Jose Rodríguez. Dígame. – me respondió sonriendo.
- Es que me he encontrado esto en el suelo y como no sé si será importante, no quisiera que se perdiera – en ese momento le entregué un albarán sellado con el sello de entrada de la empresa, en él se veía claramente que traía dos bultos. La reacción del encargado fue de lo más natural – .
- ¡Coño! ¿Ha venido XXXXX (nombre de la agencia de transportes) mientras almorzábamos? A ver, que mire que trae… Bien. Gracias.
- ¿No va a comprobar que está OK? – quise averiguar.
- Sí, sí…. Si ya lo veo está OK. Aquí pone que trae dos bultos y aquí están uno – y le dio unos golpecitos con el pie a una caja que teníamos cerca – y otro – y le dio otros golpecitos con el pie al otro bulto – .
El hombre dio el asunto por terminado, nos dio la espalda y se iba a marchar leyendo el albarán cuando lo detuve y le dije:
- Un momento, Jose, por favor… es que los dos bultos que ha traído ese transporte no son estos que ha contado usted – levanté el brazo y señalé dos cajas de cartón blanco que estaban un par de metros alejadas de nuestra posición – son aquellas otras.
- ¡Ah! – el encargado volvió a mirar el albarán, volvió a mirar las cajas, repitió varias veces este gesto y con cara de incredulidad se acercó a grandes zancadas a las dos cajas blancas - ¡Ah! ¡Sí…! Es, es cierto. Ya… ya decía yo.
- ¿Qué decías tú, Jose? – quiso averiguar mi amigo.
- Que era raro que este proveedor nos trajera el pedido en cajas normales pero en fin... Normalmente las trae blancas, como así ha sido finalmente. Yo juraría que esas cajas marrones no estaba aquí antes, eso me ha confundido un poco… Perdón. Me he despistado. Es verdad las cajas que corresponden a este albarán son estas blancas.
- ¿Quién ha sellado el albarán? – inquirió algo molesto mi amigo.
- ¡Ah! ¡Eso…! Se lo habrá sellado él supongo, como todos – e intuyendo las consecuencias de lo que acababa de confesar continuó dando explicaciones – . El sello está siempre en el cajón de mi mesita, antes tenía llave pero se rompió y aunque lo guardamos allí…. Todos los transportistas saben donde está… Si estoy yo por aquí lo sello yo si no…
- Se sellan ellos mismos, claro – rematé yo .
- Claro… Sí, si yo sé no deberían pero llevamos diciendo que el cajón no tiene llave mucho tiempo y nadie nos hace caso. Ellos no se quieren esperar a que vengamos y... Bueno… Hacemos lo que podemos.
Mi amigo iba a dar la réplica cuando súbitamente le agarré del brazo y ladeando un poco la cabeza mientras me tocaba el estómago con la mano, le indiqué que teníamos que irnos a almorzar. Él decidió (en mi opinión acertadamente) que no era el momento ni el lugar de arreglar aquél asunto y nos marchamos juntos a tomar un bocado, dejando por fin en paz al pobre Jose que estaría deseando librarse de nosotros.
El bar quedaba a pocos metros de la empresa. Caminamos en silencio hasta llegar allí. Nada más sentarnos en la pequeña mesa cuadrada de madera, mi amigo me asaltó.
- ¡Ya sé lo que me vas a decir!
- No iba a decirte nada – sonreí – . Iba a pedirme un bocadillo.
Y ya lo creo que tenía cosas que decirle.
FIN DE LA PRIMERA PARTE
