Uno de los puntos fundamentales a la hora de gestionar correctamente un almacén es el orden que vas a llevar para la ubicación de las mercancías. Voy a empezar a explicar cómo averiguar el orden correcto de ubicación de las mercancías en la Zona de Picking (ver artículo anterior “Las Zonas de tu almacén”).
Para poder realizar correctamente este punto probablemente vas a necesitar ayuda de otros departamentos de tu empresa. Lo primero que hay que averiguar es qué mercancías realmente tienen movimiento, (salida ventas) y qué mercancías salen del almacén con menor frecuencia. Puedo avanzarte que del 100% de referencias que tienes almacenadas, aproximadamente el 20 o 30% son las que realmente se llevan el volumen del negocio. El resto tienen una salida más irregular y mucho menos frecuente. Esto es lo que se llama el ABC de producto del que seguro que has oído hablar muchas veces. Verás en tu empresa que más o menos el 80% del negocio está concentrado en el 20% de las referencias, ese 20% de referencias son las “A”. El ABC no es más que una forma de clasificar los productos y hay varios tipos: respecto al coste, respecto al margen, respecto al plazo de entrega, respecto a las ventas, al ritmo de salida de artículos… De momento no te lío más ya que a ti, como gestor de stocks, el ABC que te interesa es el referente al ritmo de ventas, las unidades vendidas que son las que tu gente va a mover en el almacén. El ABC te servirá en este caso para ordenar los artículos dentro del almacén y así no dedicar muchos recursos a un artículo que NO ES CLAVE para la empresa y pocos recursos a uno que sí lo es.
Cuento con que estás en una empresa que no tiene el ABC ya contemplado y te explico una forma sencilla de empezar a ordenar el almacén con pocos recursos. Como te comentaba, la ayuda que vas a necesitar proviene o bien del departamento informático o bien del departamento comercial. Para no ponernos a hablar de “rotaciones de producto” bastará de momento, que consigas de alguno de los departamentos mencionados un listado que muestre las referencias que más se venden ordenadas por unidades vendidas de mayor venta a menor venta, en un período de tiempo determinado. Ten en cuenta que ese informe lo necesitas de forma regular por lo que es mejor que seas capaz de conseguirlo tú mismo sin molestar a nadie. La frecuencia con la que debes estudiar el informe la debes marcar tú. Puede ser diario, semanal, mensual, en fin el período de tiempo que tú consideres que muestra una “foto real” de la situación de las ventas de tu empresa. En mi caso yo sacaba este informe diariamente al principio, luego semanalmente y más tarde sólo era necesario una vez al mes y al trimestre. Pero esto es diferente en cada empresa.
Comparando varios listados de varios períodos de tiempo, podrás observar que, al principio de estos listados, las referencias que se muestran en cabeza, o sea las que se mueven y por tanto salen del almacén, son siempre las mismas y casi, casi, aparecen en el mismo orden, salvo pequeñísimas variaciones. También observarás que esas referencias que se mueven vienen a ser el 30 ó 40% del total de referencias del listado. Llegará un punto en el listado en que verás que ya no siguen una pauta. Unos días aparecen unas referencias y otros días otras.
Lo veremos mejor con un ejemplo inventado:
Referencia | Uds vendidas/marzo | Referencia | Uds vendidas/ abril |
Patata | 112 | Col | 150 |
Col | 115 | Patata | 100 |
-Mango | 100 | Mango | 90 |
Lechuga | 85 | Lechuga | 78 |
Rábano | 80 | Fresa | 70 |
Papaya | 79 | Judías | 42 |
Maracuyá | 45 | Pimiento rojo | 35 |
Melón | 21 | Rábano | 34 |
Boniato | 12 | Pimiento verde | 30 |
Melocotón | 8 | Champiñón | 21 |
Alcachofa | 5 | Boniato | 10 |
Judías | 2 | Tomate | 1 |
En el ejemplo anterior vemos como en los listados de marzo y abril hay una serie de referencias que están al principio de la lista y que casi coinciden hasta en el orden. Son la Patata, la Col, el Mango y la Lechuga. A partir de ahí el listado se vuelve algo más aleatorio. Sigue repitiéndose alguna referencia de marzo en abril, pero en general ya no siguen una pauta como en las otras cuatro. Nosotros nos centraremos en las que sí se repiten.
Ponte a ello. Averigua en tu empresa cuántas y cuáles referencias son las que encabezarían tu listado, en nuestro caso serían 4. Para acercarnos a un caso más real os contaré que en una empresa en la que trabajé, se vendían entre 200 y 250 referencias diarias diferentes de las que sólo 50 eran las de mayor venta y siempre eran las mimas. A partir de esas 50 las unidades vendidas por referencia bajaban de forma espectacular y las referencias cada día eran diferentes. Para averiguarlo tuve que estudiar y comparar muchos listados, marcar mucho con rotulador fosforescente y utilizar a mi amigo inseparable: la hoja de cálculo. Además para esta tarea en particular debo confesar que la experiencia juega un papel importante.
Este método, aunque no es un ABC de verdad, para empezar a movernos en el maravilloso mundo de los datos y la toma de decisiones, nos sirve perfectamente. Sólo un apunte, OJO con las referencias que se venden esporádicamente y en grandes cantidades. Pueden desvirtuar los datos. No las tengas en cuenta de momento, céntrate en las de movimiento diario y constante.
Una vez hecho esto, lo que debes hacer a continuación es contar el TOTAL de ubicaciones destinadas al picking que tienes en tu almacén, estén llenas de mercancía en este momento o no. Con absoluta seguridad tendrás más ubicaciones de picking que referencias que realmente se venden. En caso contrario la capacidad de tu almacén está mal calculada y deberás comprar estanterías o dividir ubicaciones para aumentar su capacidad. En el ejemplo REAL (no en el inventado) constaté que yo disponía de más de 300 ubicaciones de picking posibles. Yo tuve que dividir ubicaciones y lo hice comprando gavetas (cajas de plástico sin tapa con apertura frontal) apilables. De esta forma algunas ubicaciones de picking, como me cabían 2 gavetas, se transformaron en 2 huecos o ubicaciones de picking.
El último paso es muy sencillo. Hay que ubicar una referencia en cada ubicación. NO TE ACONSEJO PONER MÁS DE UNA REFERENCIA POR UBICACIÓN. Y el orden debe ser: La referencia que más salida tiene (de la que más unidades vendemos), en la ubicación de picking que más cerca esté de la zona de preparación de pedidos, o de la playa de salida. A continuación la segunda referencia que más salida tiene debes clocarla en la ubicación de picking de al lado. Y SIEMPRE TENDRÁS QUE TENER EN CUIDADO DE NO COLOCAR en ubicaciones contiguas referencias que físicamente se parezcan mucho. Para evitar posibles errores.
Yo me marqué una pauta de colocación, es decir, ordené a los operarios que todos los días a primera hora ordenaran 2 referencias en dos ubicaciones. Pero lo tenían que hacer todos los días. Les di el listado y les expliqué por dónde quería que empezaran. Así con el paso de los días y sin interrumpir sus labores conseguí ubicar las 250 referencias en 250 ubicaciones y aún me sobraban ubicaciones.
Sólo con esta operación verás que los tiempos de trabajo disminuyen bastante y el trabajo se agiliza y se hace más agradable para el operario que tendrá tiempo para dedicarse a otras tareas que seguro que no realizaba por falta de tiempo.
No tiene más misterio.
