sábado, 25 de diciembre de 2010

Indicador: Errores de almacén

Medir el número de errores que cometes y sus causas, puede que te lleve a conclusiones sorprendentes como que no te equivocas tanto como “parece” e incluso, que el error del que todo el mundo te culpa NO ES TUYO. Pero lo mejor que tienen los datos es que además podrás demostrarlo y difícilmente alguien sin datos podrá rebatirlo. Esto me ocurrió a mí personalmente. Os cuento:
En el almacén donde yo trabajaba había un tipo de pedido muy específico que se llamaba “recoge”. Los pedidos tipo “recoge” no eran ni más ni menos que los que el propio cliente, para ahorrarse los costes de transporte (al menos así lo creían), venía a recoger en persona a mi almacén. Realmente el ahorro era más en tiempo que en dinero ya que muchos de ellos eran pequeños empresarios por lo que su hora, ellos mismos la pagaban a coste de hora de “Gerente”, a lo que hay que añadir su propia gasolina, desgaste de su coche, etc… Pero esto es asunto de otros Blogs. El caso es que el cliente se presentaba sin previo aviso en el almacén, hacía su pedido y se lo llevaba. ¿Qué fácil no? PUES NO.
De una forma u otra el cliente SIEMPRE se marchaba del almacén cabreado o molesto en el mejor de los casos por la cantidad ingente de tiempo que estaba esperando a que se le sirviera el pedido. Esto provocaba matemáticamente siempre una bronca monumental del cliente a la administrativa que estaba en la ventanilla, aunque no tenía culpa ninguna.
- ¿Pero dónde se han ido a buscar mi pedido? ¿Qué lo estáis fabricando?
- Llevo aquí más de media hora esperando bonita. ¿Cuánto más vais a tardar?
Estas son algunas de las frases más habituales que teníamos que soportar, a diario. Pero además en cuanto el cliente se marchaba, llamaba desde su teléfono móvil a su comercial y se enfadaba también con él, lo que inmediatamente provocaba una protesta de malas maneras del comercial hacia mí, hacia la administrativa o hacia cualquier empleado de almacén que pasara por allí. La culpa SIEMPRE era del departamento de almacén que hacía esperar mucho a los clientes.
Harto de la situación decidí proporcionarle a la administrativa una plantilla cuadriculada que ella debía rellenar después de cada pedido tipo “recoge”. Era muy sencilla, sólo debía rellenar tres datos:
- Hora de entrada del cliente
- Hora de salida.
- Si el tiempo de espera del cliente supera los cinco minutos debía rellenar el MOTIVO de la espera.
Los datos que rebeló dicha plantilla tras los primeros 15 días fueron del todo sorprendentes hasta para mí.
- El 85 % de los clientes tardaba menos de 5 minutos en entrar en el almacén y salir satisfecho con su pedido.
- Del 15% restante los tiempos de espera que superaban los 5 minutos tenían como causas las siguientes:
o 90% de las veces; entre 10 y 15 minutos de espera – el cliente previamente había avisado al comercial, le había hecho el pedido, el comercial había introducido el pedido en el ordenador e incluso había informado al cliente de cuándo podía venir a por él PERO el comercial NO avisó al almacén. Por lo que difícilmente podíamos tener el pedido preparado. Conclusión: el cliente debe esperar a que almacén imprima el pedido y lo prepare.
o 6% de las veces; entre 15 y 25 minutos de espera - el cliente previamente había avisado al comercial, le había hecho el pedido, el comercial NO introduce el pedido en el ordenador y PERO SÏ sin embargo informa al cliente de cuándo podía venir a recogerlo. En este caso tampoco el comercial avisa al almacén. Por lo que difícilmente podíamos tener el pedido preparado. Conclusión: el cliente DEBE ESPERAR a que almacén compruebe que efectivamente NO está el pedido en el ordenador, almacén debe contactar con el comercial, avisarle de que el cliente está aquí para recoger un pedido que no está en el ordenador y que por tanto no sabemos qué servirle, soportar las excusas del comercial, esperar a que el comercial introduzca el pedido, que una vez introducido avise a almacén del número de pedido. Imprimir el pedido y lo prepararlo.
o 3% de las veces más de 25 minutos de espera – el cliente se presenta por sorpresa, sin haber avisado a su comercial, en ocasiones no tiene claro lo que necesita, etc. Por lo que los tiempos de espera se alargaban de forma indeterminada.
o 1% de las veces más de 25 minutos de espera – independientemente de que los pasos anteriores se hayan desempeñado correctamente, el cliente espera porque almacén no localiza el producto o productos que ha solicitado, O BIEN porque una vez servido el pedido el cliente detecta que NO es lo que le ha pedido al comercial. A veces se equivocaba el comercial al introducir el pedido, a veces almacén le daba un producto que no era el solicitado y debíamos volver a buscar el correcto.
Cuando mostré los datos a mi Jefe se quedó tan sorprendido como yo.
- ¿Te das cuenta que la mayor parte de las esperas de un cliente es por causa de errores del Departamento Comercial? - me dijo.
- Sí, así es.
- ¿Sabes los años que llevo recibiendo broncas en las reuniones de Dirección por parte del Director Comercial porque según él, almacén SIEMPRE hace esperar a los clientes cuando vienen a recoger sus pedidos?
- Ya me imagino ya…
Y salió como una exhalación de su despacho, directo al Departamento Comercial.
Uno de los principales problemas era que el cliente comenzaba a contar SU TIEMPO DE ESPERA desde que entraba por la puerta del almacén. Pero realmente los datos desvelaban que por causas exclusivamente del departamento de almacén, el cliente no esperaba prácticamente nada nunca. En otras ocasiones el cliente decía “llevo más de media hora aquí esperando” PERO como habíamos anotado la hora de su llegada podíamos decirle que no, que aunque a él LE PARECIERA media hora, llevaba sólo 10 minutos (esto fue muy habitual hasta que pusimos una máquina de café gratuita en la sala de espera). Los clientes nunca miraban su reloj al entrar, intuían y calculaban la hora a la que habían llegado, minutos más tarde, cuando llevaban un rato esperando. El caso era que una vez los trámites previos estaban realizados, almacén servía los “recoge” rápida y eficazmente.
Y todo salió a la luz tratando de medir los errores de almacén (supuestamente de almacén) con intención de solucionarlos NO DE BUSCAR CULPABLES. En este caso el problema que intentábamos resolver no era nuestro, por lo que por mucho que lo hubiéramos intentado nunca habríamos conseguido solucionarlo.
Retomando el tema de los errores, medir el número de errores que cometes y sus causas, siempre debe ayudarte a mejorar tus puntos débiles. Si no averiguas la causa raíz de un problema NUNCA lo resolverás. Si una rueda de tu bicicleta aparece pinchada por la mañana, puedes detectar el pinchazo y ponerle un parche. Ahora bien si TODOS LOS DÍAS una rueda de tu bicicleta aparece pinchada por la mañana, también puedes detectar el pinchazo y poner uno cada día. Pero quizá sea mejor que inviertas algo de tu tiempo en averiguar dónde está el calvo en el camino que te está provocando el pinchazo. Así podrás retirarlo y el pinchazo no volverá a producirse.
Lo mismo ocurre con los errores de almacén. Primero aparta tu orgullo deL medio y reconoce que te equivocas. Te equivocas hoy y te equivocarás siempre. Lo que te diferenciará de los demás es que, si tratas de averiguar la causa raíz del problema para darle solución, tú cada vez te equivocarás menos. Insisto en buscar el origen del problema PARA DARLE SOLUCIÓN, si lo utilizas para buscar culpables y repartir “leña” a diestro y siniestro, fracasarás.
Como mínimo una vez producido el error deberás averiguar Y ANOTAR la descripción del error (es decir, qué ha ocurrido), quién lo cometió, cómo, cuándo (fecha y hora si es posible) y por qué. El porqué es la parte más complicada y también la más importante.
El personal que tienes a cargo es fundamental para esta investigación del error. A fin de cuentas les ocurrirá a ellos. Si tu personal descubre que una vez obtengas los datos, los vas a utilizar para echarles un “rapapolvo” o peor aún, que tu solución a los problemas es el “rapapolvo”, dejarán de facilitarte los datos, no investigarán nada y tratarán de ocultar los errores que cometan. Esto dificultará su detección y su solución y a medio plazo resulta improductivo y te hará fracasar. Los errores no investigados y no solucionados se repetirán una y otra vez, al final alguien por encima de ti se percatará de que Almacén siempre comete los mismos errores y eso dice muy poco a favor de un gestor. Además aviso a navegantes: a las personas que no viven el día a día de tu departamento les basta sufrir o detectar, un par de veces, tres a lo sumo, el mismo error o dos errores parecidos para DECIDIR que SIEMPRE te equivocas en lo mismo. Una vez colgada esa etiqueta es MUY difícil quitársela, únicamente se puede descolgar con datos. Datos que recopilas de ese personal al que no paras de "abroncar" cuando mete la pata. CUIDADO CON ESE CÍRCULO VICIOSO. Es muy tentador y es muy fácil caer en él, además de ser el camino fácil. Sin embargo si tu personal, ve que usas tus datos para tratar de ayudarles a buscar soluciones (los errores a ellos tampoco les gustan), conseguirás ir poco a poco solucionando los errores que tú o tu departamento vayáis cometiendo. Y lo mejor de todo es que EVITARÁS QUE SE REPITAN. Esto sí es gestionar adecuadamente un Departamento.
Dicho esto una vez hayas anotado la descripción del error, quién lo cometió, cómo, cuándo y por qué, hazte una lista (por ejemplo en una hoja de cálculo) donde puedas tener una visión global de los errores en un período de tiempo, por ejemplo los errores de la semana. Reúne a tu personal una vez por semana para tratar en exclusiva este asunto Y HAZLO DE FORMA DESENFADADA. Trata los errores de forma relajada. Dala a cada operario la lista general de errores NO SÓLO LOS SUYOS y trata de que todos participen de las soluciones y anótalas también. Es muy útil que calcules el operario que se equivocó menos y el que se equivocó más. Pero debes manejar esta situación con cuidado y si es posible con SENTDO DEL HUMOR, a fin de cuentas no han matado a nadie.
Si consigues hacer esta reunión de forma alegre y relajada conseguirás muchas cosas positivas:
1. Aunque la reunión sea relajada, a nadie le gusta figurar como el peor Y SÍ COMO EL MEJOR de la semana. Esto estimulará a los demás a tratar de no estar en esa lista el último, PERO sí querrán aparecer los primeros, es decir, SIN ERRORES que es el objetivo que se persigue.
2. Si los operarios saben el número de errores que cometen se esforzarán por superarse a sí mismos e ir reduciendo el número, para ser el primero.
3. Si los operarios saben dónde se equivocan más, pondrán mayor atención concretamente en ese punto y los errores irán reduciéndose.
4. El hecho de exponer todos los errores (incluye también los tuyos que vean que estás en la misma rueda) a la vista de todos favorecerá el brainstorming (tormenta de ideas) para darles solución, SOBRE TODO SI LES PIDES SU OPINIÓN. Si alguien tiene una buena idea y ve que se realiza y TODOS los demás también lo ven, les estimulará a aportar más ideas. Recuerda Que nadie conoce tan bien su trabajo, sus problemas y sus soluciones como el que está 8 horas diarias o más realizándolo.
5. En esa reunión podrás detectar en seguida quién está implicado con la empresa y tu Departamento y quién no. Siempre hay alguien que literalmente “pasa de todo”, no aporta nada y le dan igual tus listas, tus datos y tus reuniones. Por lo menos lo tienes localizado y sabes que tienes un punto débil en él (o ella). Quizá sea un buen momento para tratar de averiguar qué le ocurre. También podrás detectar a los más capacitados para tenerlos en cuenta en futuras promociones.
Premia las buenas ideas si es posible, como mínimo felicítalas. Aprovecha esas reuniones para ir evolucionando poco a poco, para ir conociendo al personal a tu cargo, ellos son tu mejor herramienta de solución de problemas. Si sabes aprovechar el potencial de estas reuniones los errores irás produciéndose cada vez en menor medida, irán disminuyendo en importancia, tu personal cada vez los investigará más eficazmente y se esforzará por solucionarlos y no repetirlos. Poco a poco tu departamento y tu imagen de gestor de Departamento mejorarán muy notablemente.

domingo, 14 de marzo de 2010

El primer método de ordenación de las mercancías en tu almacén


Uno de los puntos fundamentales a la hora de gestionar correctamente un almacén es el orden que vas a llevar para la ubicación de las mercancías. Voy a empezar a explicar cómo averiguar el orden correcto de ubicación de las mercancías en la Zona de Picking (ver artículo anterior “Las Zonas de tu almacén”).
Para poder realizar correctamente este punto probablemente vas a necesitar ayuda de otros departamentos de tu empresa. Lo primero que hay que averiguar es qué mercancías realmente tienen movimiento, (salida ventas) y qué mercancías salen del almacén con menor frecuencia. Puedo avanzarte que del 100% de referencias que tienes almacenadas, aproximadamente el 20 o 30% son las que realmente se llevan el volumen del negocio. El resto tienen una salida más irregular y mucho  menos frecuente. Esto es lo que se llama el ABC de producto del que seguro que has oído hablar muchas veces. Verás en tu empresa que más o menos el 80% del negocio está concentrado en el 20% de las referencias, ese 20% de referencias son las “A”. El ABC no es más que una forma de clasificar los productos y hay varios tipos: respecto al coste, respecto al margen, respecto al plazo de entrega, respecto a las ventas, al ritmo de salida de artículos… De momento no te lío más ya que a ti, como gestor de stocks,  el ABC que te interesa es el referente al ritmo de ventas, las unidades vendidas que son las que tu gente va a mover en el almacén. El ABC te servirá en este caso para ordenar los artículos dentro del almacén y así no dedicar muchos recursos a un artículo que NO ES CLAVE para la empresa y pocos recursos a uno que sí lo es.
Cuento con que estás en una empresa que no tiene el ABC ya contemplado y te explico una forma sencilla de empezar a ordenar el almacén con pocos recursos. Como te comentaba, la ayuda que vas a necesitar proviene o bien del departamento  informático o bien del departamento comercial. Para no ponernos a hablar de “rotaciones de producto” bastará de momento, que consigas de alguno de los departamentos mencionados un listado que muestre las referencias que más se venden ordenadas por unidades vendidas de mayor venta a menor venta, en un período de tiempo determinado. Ten en cuenta que ese informe lo necesitas de forma regular por lo que es mejor que seas capaz de conseguirlo tú mismo sin molestar a nadie. La frecuencia con la que debes estudiar el informe la debes marcar tú. Puede ser diario, semanal, mensual, en fin el período de tiempo que tú consideres que muestra una “foto real” de la situación de las ventas de tu empresa. En mi caso yo sacaba este informe diariamente al principio, luego semanalmente y más tarde sólo era necesario una vez al mes y al trimestre. Pero esto es diferente en cada empresa.
Comparando varios listados de varios períodos de tiempo, podrás observar que, al principio de estos listados, las referencias que se muestran en cabeza, o sea las que se mueven y por tanto salen del almacén, son siempre las mismas y casi, casi, aparecen en el mismo orden, salvo pequeñísimas variaciones. También observarás que esas referencias que se mueven vienen a ser el 30 ó 40% del total de referencias del listado. Llegará un punto en el listado en que verás que ya no siguen una pauta. Unos días aparecen unas referencias y otros días otras.
Lo veremos mejor con un ejemplo inventado:


Referencia
Uds vendidas/marzo
Referencia
Uds vendidas/ abril
Patata
112
Col
150
Col
115
Patata
100
-Mango
100
Mango
90
Lechuga
85
Lechuga
78
Rábano
80
Fresa
70
Papaya
79
Judías
42
Maracuyá
45
Pimiento rojo
35
Melón
21
Rábano
34
Boniato
12
Pimiento verde
30
Melocotón
8
Champiñón
21
Alcachofa
5
Boniato
10
Judías
2
Tomate
1
En el ejemplo anterior vemos como en los listados de marzo y abril hay una serie de referencias que están al principio de la lista y que casi coinciden hasta en el orden. Son la Patata, la Col, el Mango y la Lechuga. A partir de ahí el listado se vuelve algo más aleatorio. Sigue repitiéndose alguna referencia de marzo en abril, pero en general ya no siguen una pauta como en las otras cuatro. Nosotros nos centraremos en las que sí se repiten.
Ponte a ello. Averigua en tu empresa cuántas y cuáles referencias son las que encabezarían tu listado, en nuestro caso serían 4. Para acercarnos a un caso más real os contaré que en una empresa en la que trabajé, se vendían entre 200 y 250 referencias diarias diferentes de las que sólo 50 eran las de mayor venta y siempre eran las mimas. A partir de esas 50 las unidades vendidas por referencia bajaban de forma espectacular y las referencias cada día eran diferentes. Para averiguarlo tuve que estudiar y comparar muchos listados, marcar mucho con rotulador fosforescente y utilizar a mi amigo inseparable: la hoja de cálculo. Además para esta tarea en particular debo confesar que la experiencia juega un papel importante.
Este método, aunque no es un ABC de verdad, para empezar a movernos en el maravilloso mundo de los datos y la toma de decisiones, nos sirve perfectamente. Sólo un apunte, OJO con las referencias que se venden esporádicamente y en grandes cantidades. Pueden desvirtuar los datos. No las tengas en cuenta de momento, céntrate en las de movimiento diario y constante.
Una vez hecho esto, lo que debes hacer a continuación es contar el TOTAL de ubicaciones destinadas al picking que tienes en tu almacén, estén llenas de mercancía en este momento o no. Con absoluta seguridad tendrás más ubicaciones de picking que referencias que realmente se venden. En caso contrario la capacidad de tu almacén está mal calculada y deberás comprar estanterías o dividir ubicaciones para aumentar su capacidad. En el ejemplo REAL (no en el inventado) constaté que yo disponía de más de 300 ubicaciones de picking posibles. Yo tuve que dividir ubicaciones y lo hice comprando gavetas (cajas de plástico sin tapa con apertura frontal) apilables. De esta forma algunas ubicaciones de picking, como me cabían 2 gavetas, se transformaron en 2 huecos o ubicaciones de picking.
El último paso es muy sencillo. Hay que ubicar una referencia en cada ubicación. NO TE ACONSEJO PONER MÁS DE UNA REFERENCIA POR UBICACIÓN. Y el orden debe ser: La referencia que más salida tiene (de la que más unidades vendemos), en la ubicación de picking que más cerca esté de la zona de preparación de pedidos, o de la playa de salida. A continuación la segunda referencia que más salida tiene debes clocarla en la ubicación de picking de al lado. Y SIEMPRE TENDRÁS QUE TENER EN CUIDADO DE NO COLOCAR en ubicaciones contiguas referencias que físicamente se parezcan mucho. Para evitar posibles errores.
Yo me marqué una pauta de colocación, es decir, ordené a los operarios que todos los días a primera hora ordenaran 2 referencias en dos ubicaciones. Pero lo tenían que hacer todos los días. Les di el listado y les expliqué por dónde quería que empezaran. Así con el paso de los días y sin interrumpir sus labores conseguí ubicar las 250 referencias en 250 ubicaciones y aún me sobraban ubicaciones.
Sólo con esta operación verás que los tiempos de trabajo disminuyen bastante y el trabajo se agiliza y se hace más agradable para el operario que tendrá tiempo para dedicarse a otras tareas que seguro que no realizaba por falta de tiempo.
No tiene más misterio.

jueves, 18 de febrero de 2010

Las zonas de tu almacén

Para todos los artículos de este Blog voy a suponer que partimos de un almacén completamente desastrado y desorganizado. Me pongo en la peor de las situaciones. Lo único que voy a dar por sentado es que tu almacén tiene los pasillos despejados, es decir, que cualquier persona o máquina puede desplazarse libremente y sin obstáculos a cualquier punto del almacén. Si esto no es así tu primera misión es despejar los pasillos. Por lo demás yo parto de la base de que vamos a trabajar sobre un almacén sin SGA (Sistema de Gestión de Almacenes), con todo el espacio libre excepto los pasillos, ocupados por estanterías o palés dispersos, sin señalización, sin playas ni otras zonas definidas, sin orden en las ubicaciones de referencias, sin jerarquías de personal, sin las diferentes funciones asignadas a uno o varios operarios, sin procedimientos definidos, sin estrategia, sin un debido flujo de documentación, sin una correcta comunicación con otros departamentos, etc., etc. Comencemos.
Empieza por hacer un listado de las zonas que de verdad necesita tu almacén: Y con hacer un listado me refiero a que escribas en un papel los nombres de las distintas zonas que sabes que debería tener tu almacén. Hazlo con tus propias palabras. Si eres capaz de escribir los nombres de todas las zonas que en teoría debería tener tu almacén, es que tu almacén tiene la necesidad imperiosa de tener esas zonas definidas y eso, ya es un comienzo. Por definidas se entiende que tu almacén necesita un espacio dedicado exclusivamente a la función que tú le asignes. Por ejemplo: imagina que has escrito en el papel ZONA DE OBSOLETOS, eso significa que tu almacén, necesita un espacio dedicado exclusivamente a la mercancía obsoleta, aunque en estos momentos ese espacio no lo tengas. El tamaño de cada zona y su ubicación dependerá lógicamente de las necesidades de cada almacén, en este caso del número de referencias, su cantidad y el volumen de la mercancía obsoleta.
Luego compara las zonas que de verdad NECESITAS con las que REALMENTE  tienes. Si coinciden, ¡enhorabuena! Un problema menos, pero lamentablemente es muy probable que necesites más zonas de las que tienes. Bien si esto es así ya tienes un punto de partida “CREAR E IDENTIFICAR ESAS ZONAS QUE NECESITAS”.
Las que yo te describo ahora son las zonas que es recomendable que tenga tu almacén y debe tenerlas BIEN DEFINIDAS.
1.                 Zona de carga y descarga
2.                 Zona de recepción
3.                 Zona de almacenaje
4.                 Zona de preparación de pedidos
5.                 Zona de expedición
Vamos con ellas, como siempre tratando de usar un lenguaje lo más sencillo posible.
1.                          Zona de carga y descarga – Normalmente está fuera del recinto del almacén. Es el espacio donde el transportista aparca y abre sus puertas para que le descarguen el camión. Como curiosidad debes saber que también las hay para buques, aviones y trenes.
2.                          Zona de recepción – “Playa de entrada” Espacio de suelo libre donde se deposita la mercancía que entra en el almacén. Lo ideal es que sea contigua a la Zona de carga y descarga, si no lo más cerca posible. Debe ser independiente del resto de zonas del almacén. En esta zona es donde la mercancía espera ser comprobada, clasificada, cotejada con el albarán y de donde las máquinas o los operarios la cogen para almacenarla en las estanterías. También pueden realizarse otras tareas como desembalar el producto, transformarlo si es necesario, etc.… cualquier función que sea necesaria antes de ubicarlo. Debe ser lo más amplia posible para que sea operativa hoy Y EN UN FUTURO. Lo que hoy son dos o tres palés, en un futuro por necesidades de la empresa y sin previo aviso puede ser un trailer completo.
3.                          Zona de almacenaje – Es la zona de tu almacén dedicada a eso precisamente, a almacenar la mercancía que ya ha sido comprobada en la Zona de recepción. Las diferentes formas de almacenaje son tan diversas que le dedicaremos uno o varios artículos más adelante, pero para aclararnos ahora esta zona normalmente es donde están las estanterías. Pero dependiendo de la naturaleza del producto puede estar almacenado en pilas, bloques, en el suelo.
4.                          Zona de preparación de pedidos – “Zona de picking”.Esta zona no siempre es necesaria. Sólo te hará falta tenerla si la mercancía que se vende tiene una configuración diferente a cómo se compra. Es decir, si te viene siempre en palés pero la sacas por unidades sueltas. Esta zona puede estar integrada en las estanterías o separada.
a.      Integrada – Cuando tu almacén no necesita una zona específica de donde ir cogiendo la mercancía para los pedidos. Las propias estanterías sirven ya para tal fin. El operario simplemente va a la estantería donde está almacenado el artículo y lo coge. Puede ser mecánica, una máquina eleva al operario al lugar donde se encuentra la mercancía o manual que se realiza sin la ayuda de máquinas.
b.      Separada – La zona dedicada exclusivamente a la preparación de pedidos separada de la zona de almacenaje aunque se alimenta de ella para ir reponiendo el producto que se agota PERO no es la misma zona, es un espacio separado. En este caso el operario en lugar de desplazarse por todo el almacén, se dedica únicamente a una zona concreta donde tiene a su disposición todas las referencias que necesita para servir los pedidos. Este tipo de picking puede hacerse en el suelo o en estanterías.
Más adelante dedicaré también artículos a los almacenes automáticos. De momento centrémonos en los métodos tradicionales.
5.                          Zona de expedición – “Playa de salida” Espacio de suelo libre  donde se embala, si procede, el producto preparado en la Zona de preparación de pedidos. En esta zona se acumula la mercancía ya preparada para la carga en el camión que se la va a llevar. Es muy importante que sea una zona independiente y si es posible separada físicamente de la Zona de recepción. Y lo ideal es que esté enfrentadas, es decir, una en el extremo opuesto del almacén respecto a la otra. Créeme yo he trabajado con una única zona destinada a recepción por las mañana y a expedición por las tardes y, pese a ser una opción posible, dificulta mucho el flujo de mercancía sobre todo si hay retrasos por la mañana y se juntan las recepciones con las expediciones.
Recordatorio:
Si tu almacén no tiene Zonas definidas tu primera misión primordial debe ser definirlas y crearlas físicamente.
Es posible que tu almacén necesite más zonas que las que yo te he expuesto aquí como zona de obsoletos, zona de producto no conforme, zona de devoluciones, etc.
Las zonas de recepción y expedición deben ser espacios libres de obstáculos y estanterías para facilitar el tránsito de mercancías y el trabajo de los operarios. Y deben ser tan amplias como te sea posible, así serán más funcionales y cuanto mayores sean mejor preparado estarás ya que no sabes qué te deparará el futuro.

Para ir mejorando tu almacén este es un excelente punto de partida.
Ánimo.
Juan Cisneros Gallart.



martes, 26 de enero de 2010

Lo primero mentalízate: para mejorar hay que medir

Si ciertamente te has decidido a introducir mejoras prácticas en tu almacén MEDIR tu situación actual te servirá entre otras cosas, para poder compararla dentro de un tiempo, con la situación ya mejorada. Esto es muy útil para demostrarte a ti mismo y a Dirección que las medidas adoptadas han servido para algo O NO HAN SERVIDO PARA NADA. Si sabes gestionar tus errores y no te dejas invadir por el estúpido orgullo, tan útil es poder ver los aciertos como los fallos. Ambos te revelan la dirección en la que debes trabajar o en la que no debes volver a invertir tu tiempo ni el de tus operarios.


¿Has dicho medir? ¿Qué es medir?

Medir es obtener datos. Los datos sirven para luego analizarlos y poder tomar decisiones. Te has quedado igual ¿no? Voy decirlo de otra forma. Lo primero que debes hacer es analizar tu situación actual, es decir, medir la situación actual del almacén que tienes a tu cargo. Para eso deberás decidir qué “indicadores” quieres analizar. ¡Vaya palabreja, “indicadores”! Dicho de otra manera, debes decidir qué “partes” de tu almacén deben ser analizadas, qué datos vas a extraer para hacer después las mejoras oportunas.

Quién tiene la información tiene el poder. Si en algún momento has pensado mejorar algo por “intuición” olvídalo. Te estrellarás. Bien porque no mejores nada, bien porque nadie apreciará la mejora. Tan importante es mejorar algo como poder demostrar que la mejora ha sido realizada y en qué medida. ¿Cómo sabrás que los errores han descendido de 40 a sólo 8 al mes si no "mides" que ahora mismo el error es de 40 al mes? Datos, datos, datos. Quien tiene la información tiene el poder, el poder de decidir acertadamente. Pero no me malinterpretes, la intuición y la experiencia son otra baza a tu favor y muy útiles sobre todo para resolver imprevistos PERO LOS DATOS SON LA CLAVE DEL ÉXITO a largo plazo. Y los datos se obtienen midiendo.

Te pongo un ejemplo de extrema sencillez: en una de las empresas en las que trabajé mejorando la gestión del almacén pude comprobar aterrorizado, que de los seis pasillos que tenía el almacén sólo uno estaba despejado. Los otros cinco pasillos estaban llenos hasta arriba de mercancía “almacenada” en el suelo hasta el punto de que una persona andando no se podía trasladar de un extremo al otro del pasillo, no digamos la maquinaria.

Indicador: Ocupación de pasillos
Total pasillos = 6
Pasillos ocupados = 5
Pasillos despejados = 1
Prioridad 1 (la más alta)
Objetivo: Despejar todos los pasillos.

Esto es medir. He medido que hay 6 pasillos en total. He medido que hay 5 totalmente ocupados (colapsados) y sólo 1 despejado. Y esa medición, esos datos, me han ayudado a marcarme un objetivo y tomar una decisión: despejar los pasillos para poder trabajar. Además le he añadido una prioridad de actuación, la más alta, prioridad 1 porque es lo primero que voy a hacer.

He puesto un ejemplo muy sencillito pero funciona exactamente igual para lo que no es ni tan evidente ni tan sencillo.

Y tú me dirás: ¡¡Madre mía, CASI NADA pues tengo que mejorar TODO porque no funciona nada, esto es una mi..., y además yo no tengo tiempo de ponerme ahora a analizar ni sacar datos, lo pedidos tienen que salir, tengo dos de baja, los comerciales apretando...!!

Tranquilo. El uno después del dos. Si te aturullas mal vamos. Bueno, en ningún momento me oirás decir que mejorar la gestión de un almacén sea un trabajo fácil. No lo será y te parecerá que todo marcha muy lentamente, pero ¿quién dijo miedo? Con este Blog pretendo ayudarte a decidir sobre todo por dónde empezar. Te aseguro que la recompensa merece la pena con creces y que una vez mejorada la gestión de tu almacén, tu trabajo se facilitará notablemente. Ganarás tranquilidad, horas de sueño y muy probablemente reconocimiento.

Pero bueno eso ya lo verás por ti mismo la dureza o no de un trabajo es muy subjetiva, hay personas que lo ven todo hecho y hay otras a las que un grano de arena se les hace una montaña. Si eres Jefe de Almacén o si te dedicas a la Logística en cualquiera de sus áreas, si duda eres de las primeras.

Así que mentalízate, para obtener buenos resultados de medir no te escapas.

Advertido estás. ¡Qué comience la aventura!

Juan Cisneros

jueves, 21 de enero de 2010

El porqué de este Blog

Toda mi vida laboral se ha desarrollado en el área de la logística. Cuando empecé a trabajar ni siquiera sabía el significado de esa palabra. Sin embargo gracias a mi primer empleo descubrí lo interesante y satisfactorio que puede llegar a ser desenvolverse en esta parcela estratégica de la empresa.
Si el almacén que tienes a tu cargo se parece a lo que describo a continuación, este Blog es para ti. Y créeme, por experiencia te digo que: TIENE SOLUCIÓN.
- Siempre trabajo al límite de la urgencia. Estrés es mi segundo nombre. Todo siempre es urgente.
- Una sola persona (normalmente la más veterana) es la que conoce al dedillo todas las ubicaciones de la mayoría de la mercancía. Cuando esa persona se ausenta mi vida es un infierno.
- No puedo más con el desorden. Hacemos horas extra para ordenar y a la semana está igual que antes.
- Llevo ya tres días perdidos buscando un artículo que necesito para servir un pedido de un cliente importante o muy escandaloso.
- El departamento comercial no para de quejarse de que “siempre fallamos” y me obligan a repetir una y otra vez recuentos, localizar artículos, repasar pedidos, etc. Y aún así están siempre de uñas. Desconfían de nuestra eficacia.
- El departamento de compras está harto de enterarse de la entrega de mercancía por el proveedor en lugar de por nosotros. Dicen que no les avisamos y que llevamos mucho retraso en las entradas.
- Mi personal está muy quemado porque se pasan la vida aquí y por mucho que se esfuercen no se les valora. Siempre es lo mismo y ya no hay hora de salida.
- Hay tantas cosas por hacer que no sé por dónde empezar y me dedico a ir “poniendo parches” a las urgencias que van saliendo.
- Por muy encima que esté de la gente siempre falla algo.
Creo que cuanto más desastrado esté tu almacén más interesante va a resultarte este Blog. Al menos es lo que pretendo.
Quiero compartir contigo mis experiencias, los problemas que me surgieron y cómo los resolví. Te contaré mis aciertos, mis errores y las consecuencias de ambos. Y me gustaría que intercambiáramos experiencias, dudas, ocurrencias, etc.
Es mi intención dirigirme principalmente a ti, Encargado de almacén, operario, administrativo, pequeño comerciante y en general personal que trabaje de forma directa en un almacén. Espero ayudarte a ser pro-activo más que reactivo. Para resolver problemas (sencillos o complejos) trataremos de buscar soluciones sencillas a tu alcance. Atacaremos al origen del problema y no a sus consecuencias .Intentaré ayudarte a que tomes la iniciativa y conviertas tu lugar de trabajo en eso, un lugar de trabajo. Emocionante sin duda pero que no debe ser una fuente inagotable de broncas, marrones, estrés e insomnio. Y como no espero también que me expongas tus propias inquietudes, problemas, dudas, o comentarios.
Desde que empecé a trabajar en logística (allá en el paleolítico) me he encontrado innumerables problemas que he tenido que resolver en completa soledad. Voy a explicarme. Soy una persona a la que le gusta tomar decisiones, pero no me gusta tomarlas a la ligera. Me gusta saber que la decisión que estoy a punto de tomar es la correcta ANTES de tomarla. Si trabajas en logística ahora mismo estarás pensando “pues, amigo, te has equivocado de trabajo”. Bueno... lo diré de otra forma. Me gusta saber que tengo más posibilidades de acertar que de fallar, y eso sólo se consigue con formación. PERO, y esa es la razón de la existencia de este Blog, por más que busqué, por más que indagué, compré libros, los leí, busqué artículos, exploré la Red, etc. no fui capaz (y sigo sin serlo) de encontrar textos cortos y directos que no se quedaran cojos a nivel operativo. Es decir, me costaba encontrar respuestas para los problemas que le surgen al personal que físicamente pisa el suelo del almacén todos los días.
Pero también pueden aprovechar este Blog los Directivos (de cualquier departamento) y tal vez tú puedas recomendárselo. Desde la Dirección de la empresa (y es lógico que así ocurra) muchas veces se pierde la visión de cómo son las cosas a “pie de pista”. Muchas decisiones que se toman lejos del almacén (sobre todo en Comercial y Compras) desembocan en un caos extraordinario en el almacén al poco tiempo de ser tomadas. Este Blog tal vez ayude a que nos comprendan un poco mejor y eso redundará en menos rectificaciones a posteriori y en mejores resultados en un plazo menor de tiempo.
Hay mucha, muy buena y muy variada literatura para la Dirección Logística. Pero para un Jefe o encargado de almacén ya el hecho de leerse o comprarse un libro es un freno. Luego encima muchas veces esa literatura resulta algo farragosa, complicada de entender y dispersa. Llena de complicadas fórmulas matemáticas, terminología técnica. A veces sólo el número de páginas ya asusta. Nadie nos dice cómo actuar correctamente a los que tocamos con las manos las cajas, los cuttex, el precinto, el film, etc... En fin que a nuestro nivel algunos libros se quedan cojos y no van al grano.
He tenido la suerte de empezar en esto “desde abajo”. Desde que comencé a trabajar he ido promocionando en diferentes empresas y trabajado en diferentes puestos siempre dentro del ámbito logístico y siempre enfocado a la gestión de stocks. Esto me ha permitido conocer lo que es el trabajo en todos los niveles jerárquicos de un almacén in situ, y como consecuencia siempre he tenido y tengo una visión global de las consecuencias de cada decisión que he tenido que tomar para todos esos niveles.
Por lo tanto este Blog pretende dar respuestas a todos aquéllos que tengan a su cargo la gestión de un almacén y a su personal. Bien sea el Responsable, Encargado, Jefe u operario de almacén.
Espero conseguirlo.
Un cordial saludo.
Juan Cisneros